Automazione dei Controlli Interni per le Istituzioni Finanziarie

Introduzione

Nel campo delle istituzioni finanziarie europee, i controlli interni adeguati non sono solo una questione di conformità ma una parte fondamentale della strategia aziendale. L'articolo 48 delle Linee guida sulla governance interna dell'Autorità Bancaria Europea (EBA) si concentra sulla necessità di controlli interni solidi per garantire la sicurezza e la soundness delle entità finanziarie. È comune che le aziende interpretino male le linee guida e riducano i loro sforzi a un semplice esercizio di spunta, trascurando l'approccio olistico necessario per soddisfare le aspettative regolamentari in modo efficace. Questo articolo sfida questo approccio, illustrando perché fallisce, e esplorare il ruolo critico dell'automazione nel migliorare i controlli interni delle istituzioni finanziarie.

Questo è significativo per i servizi finanziari europei, poiché le conseguenze sono alte con multe che raggiungono milioni di euro, fallimenti di controllo, interruzioni operative e danni alla reputazione. Affrontando i problemi di base, calcolando i veri costi e comprendendo le recenti modifiche regolamentari, intendiamo fornire una chiara proposta di valore per l'automazione dei controlli interni per ridurre i rischi e mantenere la conformità.

Il Problema di Base

In superficie, i controlli interni sembrano essere una serie di controlli e contromisure progettate per garantire l'integrità e l'affidabilità della reporting finanziario. Tuttavia, oltre a questo, sono l'ossa di un'organizzazione's framework di governance, progettato per prevenire la frode, proteggere gli asset e assicurare la conformità regolamentare. Il costo reale di controlli interni inadeguati è profondo: audit non superati, multe di milioni di euro e danni alla reputazione che possono richiedere anni per essere riparati.

Per esempio, considerare un'istituzione finanziaria che non ha automatizzato i suoi controlli interni. Il tempo perso nei processi manuali può equivalere a una perdita di circa 10.000 ore lavoro all'anno, costando all'istituzione oltre €500.000 in lavoro sprecato, basato su un salario medio di €50.000. Inoltre, l'esposizione al rischio a causa di possibili errori umani o omissioni può portare a penalità regolamentari, che sono state note a raggiungere €30 milioni per incidente, come nei casi recenti sotto la Direttiva suistrumenti finanziari (MiFID II).

La maggior parte delle organizzazioni crede erroneamente che adeguarsi alla lettera della regolazione sia sufficiente. Tuttavia, questo trascura la necessità di un sistema dinamico e reattivo in grado di adattarsi ai rischi evolving. Per esempio, sotto l'articolo 7 delle Linee guida EBA, le istituzioni finanziarie sono aspettate di avere un sistema di controlli che siano completi, ben integrati e consistano in molteplici livelli di protezione. Tuttavia, molte istituzioni dipendono ancora da processi frammentati e silurati, che non solo non soddisfano queste aspettative ma anche ostacolano anche l'efficienza e l'efficacia dei test di controllo.

Perché Questo è Urgente Ora

L'urgenza di questa questione è amplificata dalle recenti modifiche regolamentari, come l'introduzione della Direttiva sulle sanzioni amministrative per violazioni del diritto dell'Unione (DAC 6), che richiede alle istituzioni finanziarie di segnalare le disposizioni transfrontaliere che potrebbero portare all'evasione fiscale. Questa direttiva è un chiaro indicatore dell'aumentata vigilanza sulla governance interna e i meccanismi di controllo all'interno delle istituzioni finanziarie. Le azioni di esecuzione sono in aumento, con l'Autorità Europea degli Strumenti di Investimento (ESMA) che segnala un aumento del 15% delle multe per fallimenti dei controlli tra il 2019 e il 2020.

In questo contesto, le pressioni di mercato giocano un ruolo significativo. I clienti richiedono più trasparenza e fiducia, spesso equiparandole a certificati come SOC 2 e ISO 27001. Non soddisfare queste esigenze di mercato può portare a un vantaggio competitivo, poiché i clienti possono optare per fornitori con chiari framework di conformità e controllo.

La discrepanza tra dove la maggior parte delle organizzazioni si trova e dove devono essere è significativa. Secondo un recenti rapporto settore, meno del 30% delle istituzioni finanziarie in Europa hanno completamente automatizzato i loro controlli interni. Ciò significa che la maggior parte delle istituzioni gestisce manualmente un processo che non solo è time-consuming e propensione agli errori ma anche sempre più in contrasto con le aspettative regolamentari.

Questo articolo esplorerà questi sfide in dettaglio, fornendo informazioni su come l'automazione può aiutare a colmare questo divario, ridurre i veri costi associati ai processi manuali e assicurare la conformità con le richieste regolamentari evolving. Attraverso l'adozione dell'automazione, le istituzioni finanziarie non solo possono proteggere se stesse dai rischi finanziari e reputazionali associati ai fallimenti dei controlli interni ma possono anche posizionarsi come leader in un mercato competitivo che valuta sempre di più la trasparenza e la fiducia.

Il Framework della Soluzione

Per risolvere completamente il problema dei controlli interni nelle istituzioni finanziarie e assicurare la conformità con le regolamentazioni come DORA, le organizzazioni necessitano di un approccio sistematico e completo. Questo implica non solo controllare le caselle, ma implementare raccomandazioni attuabili che portano a un ambiente di controllo interno robusto.

Passo 1: Definire Obiettivi Chiari di Controllo Interno

Il primo passo nella creazione di controlli interni efficaci è definire chiaramente gli obiettivi che si desidera raggiungere. Questi dovrebbero essere allineati con gli obiettivi strategici dell'organizzazione e la tolleranza al rischio. Per le istituzioni finanziarie, questi spesso includono obiettivi relativi alla reporting finanziaria, efficienza operativa, conformità regolamentare, protezione degli asset e mantenimento della fiducia dei clienti.

Passo 2: Identificare i Rischi Rilevanti

Dopo aver definito gli obiettivi di controllo interno, il passo successivo critico è identificare i rischi che potrebbero impedire l'attuazione di questi obiettivi. Questo implica un processo di valutazione del rischio approfondito focalizzato sulle operazioni uniche dell'istituzione finanziaria e sul suo ambiente regolamentare. Le aree di rischio rilevanti per la maggior parte delle istituzioni finanziarie includono il rischio di credito, il rischio di mercato, il rischio di liquidità, il rischio operativo e il rischio di conformità.

Passo 3: Progettare Controlli Efficaci

Dopo aver identificato i rischi chiave, il passo successivo è progettare controlli per mitigare tali rischi. Questo include sia i controlli preventivi per prevenire l'occorrenza del rischio sia i controlli investigativi per rilevarlo se accade. I controlli devono essere proporzionali al rischio, convenienti e facili da implementare.

Ad esempio, per mitigare il rischio operativo, le istituzioni finanziarie potrebbero implementare una stretta separazione dei compiti, controlli di accesso robusti e monitoraggio continuo delle transazioni. Per gestire il rischio di conformità, potrebbero istituire un processo di gestione delle modifiche regolamentari completo e condurre regolari valutazioni dell'impatto regolamentare.

Passo 4: Implementare Controlli e Monitorarne l'Efficacia

Una volta progettati i controlli, devono essere implementati e poi continuamente monitorati per assicurarsi che funzionino come previsto. Questo implica testare regolarmente i controlli e adottare misure correttive se vengono identificati problemi. La frequenza di monitoraggio dipenderà dalla rilevanza del controllo e dal livello di rischio che affronta.

Passo 5: Migliorare Costantemente i Controlli in Base alle Lezioni Apprese

L'ultimo passo nella cornice dei controlli interni è utilizzare le informazioni ottenute dai test e monitoraggi dei controlli per migliorare costantemente l'ambiente di controllo interno. Questo implica aggiornare i controlli man mano che cambia l'ambiente di rischio, identificare opportunità per semplificare i controlli e sollevare qualsiasi significativo difetto di controllo al management senior per un'azione.

"Buoni" controlli interni assomigliano a un approccio proattivo basato sul rischio che si allinea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione e i requisiti regolamentari. Involge anche una forte cultura di responsabilità, con chiara proprietà dei controlli e comunicazione regolare sulle prestazioni dei controlli. "Solo superare" i controlli interni, d'altra parte, è reattivo, guidato dalla conformità e manca di un focus strategico.

Errori Comune da Evitare

Molte organizzazioni commettono errori comuni nel loro approccio ai controlli interni che possono portare a fallimenti di conformità e perdite finanziarie. Ecco i top 3 errori da evitare:

1. Fare affidamento sui Controlli Manuali: Alcune organizzazioni ancora fanno affidamento pesantemente sui controlli manuali, che sono time-consuming, propensione agli errori e non scalable. Questo approccio spesso fallisce gli audit poiché non fornisce sufficiente assicurazione che i controlli funzionino efficacemente. Cosa fare invece: Implementare controlli automatizzati dove possibile per aumentare l'efficienza, la precisione e la scalabilità.

2. Mancanza di Proprietà e Responsabilità: In molte organizzazioni, c'è una mancanza di chiara proprietà e responsabilità per i controlli interni. Questo può comportare che i controlli non vengano monitorati o aggiornati di necessità. Cosa fare invece: Assegnare chiara proprietà di ogni controllo a un individuo o team, con la responsabilità di monitorare, testare e aggiornare il controllo di necessità.

3. Documentazione e Formazione Inadeguata: Alcune organizzazioni non riescono a documentare adeguatamente i loro controlli interni o addestrare il personale su come implementarli. Questo può portare a un'applicazione inconsistente dei controlli e un aumento del rischio di errori. Cosa fare invece: Stabilire chiare norme di documentazione per i controlli e fornire formazione regolare al personale sulle loro responsabilità relative ai controlli.

Strumenti e Approcci

Ci sono vari strumenti e approcci che le istituzioni finanziarie possono utilizzare per gestire i loro controlli interni. Ognuno ha i suoi pro e contro, e l'approccio migliore dipenderà dalle circostanze uniche dell'organizzazione.

Approccio Manuale: L'approccio manuale ai controlli interni prevede la documentazione dei controlli su carta, la conduzione di test manuali e il monitoraggio manuale delle prestazioni dei controlli. Mentre questo approccio può funzionare per organizzazioni di piccole dimensioni o per alcuni controlli a basso rischio, ha significative limitazioni in termini di efficienza, precisione e scalabilità.

Approccio foglio di calcolo/GRC: Molte organizzazioni utilizzano fogli di calcolo o piattaforme di Governance, Rischio e Conformità (GRC) per gestire i loro controlli interni. Mentre questo approccio fornisce alcune automazione e visibilità sulle prestazioni dei controlli, spesso fallisce nel fornire informazioni in tempo reale e facilitare la gestione del rischio proattiva. I limiti dei fogli di calcolo e delle piattaforme GRC sono la loro mancanza di integrazione con altri sistemi e processi, che risultano in silos di dati e in ingressi manuali.

Piattaforme di Conformità Automatizzate: L'approccio più efficace per gestire i controlli interni è utilizzare una piattaforma di conformità automatizzata come Matproof. Queste piattaforme offrono diversi benefici chiave:

• Generazione di Politiche AI-Powered: Matproof utilizza l'IA per generare automaticamente politiche in tedesco e inglese, riducendo il tempo e lo sforzo richiesto per sviluppare politiche complete e accurate.

• Raccolta di Prove Automatizzata: Matproof automatizza la raccolta di prove dai provider cloud, riducendo il tempo e lo sforzo richiesto per raccogliere prove e accelerating il processo di audit.

• Agente di Conformità Endpoint: L'agente di conformità degli endpoint di Matproof monitora i dispositivi in tempo reale, offrendo visibilità continua sull'ambiente di controllo e consentendo l'identificazione rapida di difetti di controllo.

• Residenza dei Dati 100% UE: Matproof è ospitato in Germania, assicurando la residenza dei dati 100% UE e la conformità con il GDPR e altre normative europee sulla protezione dei dati.

È importante notare che, sebbene l'automazione possa migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia dei controlli interni, non è una soluzione miracolosa. Ci sarà sempre un ruolo per i controlli manuali e il giudizio nella gestione dei rischi, specialmente per le organizzazioni con profili di rischio unici o complessi. Tuttavia, combinando i benefici dell'automazione con una solida governance e una cultura di gestione del rischio proattiva, le istituzioni finanziarie possono creare un ambiente di controllo interno robusto che supporta i loro obiettivi strategici e assicura la conformità regolamentare.

Iniziare: I Tuoi Passi Successivi

Iniziare il viaggio verso l'automazione dei controlli interni per le istituzioni finanziarie può sembrare opprimente, ma non ha bisogno di esserlo. Ecco un piano d'azione a cinque passi che puoi iniziare a implementare già questa settimana.

1. Valutazione dei Processi Attuali: Inizia esaminando attentamente i tuoi processi di controllo interno attuali. Identifica le aree in cui le interazioni manuali sono più frequenti e dove gli errori sono comuni. Controlla la conformità con le regolamentazioni come l'articolo 22 della direttiva NIS2 che sottolinea l'importanza di robusti sistemi di gestione dei rischi.

2. Definire Obiettivi Chiari: Una volta identificate le aree di miglioramento, definisci obiettivi chiari e misurabili per l'automazione. Questo potrebbe essere ridurre il tempo richiesto per il test dei controlli da settimane a giorni, o ridurre il tasso di errori nella reporting finanziaria.

3. Allocazione di Risorse: Alloca le risorse necessarie, inclusi budget e personale, verso l'iniziativa di automazione. Secondo l'articolo 17 di DORA, l'organo di gestione di un'istituzione finanziaria deve assicurare che l'istituzione abbia processi in place per l'identificazione e la valutazione dei rischi che includono le risorse necessarie per gestire tali rischi efficacemente.

4. Progetto Pilota: Inizia con un progetto pilota in un dipartimento o per un tipo di controllo per testare l'efficacia della tecnologia di automazione. Questo approccio ti permette di sistemare eventuali problemi prima di un roll-out su larga scala.

5. Rivedere e Iterare: Dopo aver implementato il pilota, rivedi i risultati e apporta eventuali aggiustamenti necessari. Questo processo iterativo è cruciale per affinare la tua strategia di automazione.

Per risorse, fai riferimento alle pubblicazioni ufficiali dell'UE come le "Linee guida sulla governance interna" dell'Autorità Bancaria Europea (EBA) che forniscono un quadro completo per stabilire una solida governance interna e sistemi di controllo interni. Inoltre, BaFin in Germania ha diverse linee guida e raccomandazioni che possono essere particolarmente utili per le istituzioni finanziarie che operano nel paese.

Decidere se gestire l'automazione in-house o cercare aiuto esterno dipende dalle risorse, competenze e complessità dei sistemi della tua organizzazione. Se il tuo team in-house ha le competenze necessarie e il progetto può essere completato entro il budget disponibile, potrebbe essere più conveniente gestirlo in-house. Tuttavia, se la complessità del progetto è alta, o se il tuo team in-house manca delle competenze necessarie, cercare aiuto esterno può assicurare un'implementazione più efficiente e efficace.

Un risultato rapido che può essere raggiunto entro le prossime 24 ore è iniziare a digitalizzare la tua documentazione di controllo interno. Questo piccolo passo può sensibilmente semplificare il processo e renderlo più facile da integrare con strumenti di automazione in seguito.

Domande Frequenti

Q1: In che modo l'automazione può aiutare a garantire la conformità con regolamentazioni come DORA e GDPR?

A: Gli strumenti di automazione possono aiutare a garantire la conformità verificando automaticamente la conformità con specifiche regolamentazioni. Ad esempio, una piattaforma come Matproof può automatizzare la generazione di politiche in linea con l'articolo 24 del GDPR, che richiede la protezione dei dati per design e per default. Può anche monitorare la conformità con l'articolo 6(1) di DORA, che chiede una robusta cornice di gestione dei rischi ICT.

Q2: quali sono i comuni difetti che si incontrano quando si automatizzano i controlli interni nelle istituzioni finanziarie?

A: I comuni difetti includono la resistenza al cambiamento, i costi iniziali elevati e la complessità di integrazione con i sistemi esistenti. Per superare questi, è cruciale coinvolgere tutti i stakeholder dall'inizio, pianificare un budget ragionevole e scegliere la tecnologia che può integrarsi senza problemi con i tuoi sistemi correnti.

Q3: Come possiamo assicurarci che i nostri controlli interni siano efficaci dopo l'automazione?

A: Dopo l'automazione, è essenziale condurre regolari audit e test per assicurarsi che i controlli siano ancora efficaci. Questo può essere fatto tramite una combinazione di test automatici e manuali. Ad esempio, l'articolo 27 di DORA sottolinea la necessità di regolari valutazioni dei rischi e controlli interni, che possono essere facilitati dall'automazione.

Q4: C'è un requisito legale per le istituzioni finanziarie di automatizzare i loro controlli interni?

A: Non c'è un requisito legale specifico per automatizzare i controlli interni, ma regolamentazioni come DORA e NIS2 sottolineano l'importanza di una gestione dei rischi e controlli interni efficaci, che l'automazione può significativamente migliorare. Inoltre, l'UE promuove la trasformazione digitale nel settore finanziario, il che indirettamente incoraggia l'adozione di tecnologie di automazione.

Q5: Come possiamo misurare il successo della nostra automazione dei controlli interni?

A: Il successo può essere misurato in vari modi, come la riduzione del tempo richiesto per il test dei controlli, una diminuzione del tasso di errori nella reporting finanziaria e una migliore conformità con le regolamentazioni. Inoltre, un'implementazione efficace avrebbe come risultato un aumento dell'efficienza e un minor costo a lungo termine.

Approfondimenti Principali

1. L'automazione dei controlli interni non è solo per la conformità ma può significativamente migliorare l'efficienza e ridurre gli errori.
2. Un approccio ben pianificato, iniziando con una valutazione dei processi attuali e la definizione di obiettivi chiari, è cruciale per un'iniziativa di automazione riuscita.
3. Le audizioni e i test regolari dopo l'automazione sono essenziali per assicurarsi che i controlli rimangano efficaci.
4. La decisione di gestire l'automazione in-house o cercare aiuto esterno dipenderà dalle risorse, competenze e complessità del progetto dell'organizzazione.
5. Matproof, con la sua generazione di politiche AI-powered e la raccolta automatizzata di prove, può aiutare a automatizzare i tuoi controlli interni in conformità con DORA e altre regolamentazioni.

Per una valutazione gratuita di come Matproof può aiutare ad automatizzare i tuoi controlli interni, visita https://matproof.com/contact.