Automatisation des Contrôles Internes pour les Institutions Financières

Introduction

Dans le domaine des institutions financières européennes, les contrôles internes adéquats ne sont pas seulement une question de conformité mais une partie fondamentale de la stratégie d'entreprise. L'article 48 des Lignes directrices sur la gouvernance interne de l'Autorité bancaire européenne (EBA) met l'accent sur la nécessité de contrôles internes solides pour assurer la sécurité et la solidité des entités financières. Il est courant que les entreprises mal interprètent les directives et réduisent leurs efforts à un simple exercice de cochet, négligeant l'approche globale requise pour répondre efficacement aux attentes réglementaires. Cet article remet en question cette approche, illustrant pourquoi elle échoue, et explore le rôle crucial de l'automatisation dans l'amélioration des contrôles internes pour les institutions financières.

Cela a une importance significative pour les services financiers européens, car les enjeux sont élevés, avec des amendes allant jusqu'à des millions d'euros, des échecs d'audit, des perturbations opérationnelles et des dommages réputationnels. En creusant les problèmes de base, en calculant les coûts réels et en comprenant les récentes évolutions réglementaires, nous avons pour objectif de fournir une proposition de valeur claire pour l'automatisation des contrôles internes afin de réduire les risques et de maintenir la conformité.

Le Problème de Base

Au premier abord, les contrôles internes semblent être une série de vérifications et d'équilibres conçus pour assurer l'intégrité et la fiabilité des rapports financiers. Cependant, au-delà de cela, ils constituent le socle du cadre de gouvernance d'une organisation, conçus pour prévenir la fraude, protéger les actifs et assurer la conformité réglementaire. Le coût réel d'un contrôle interne insuffisant est profond - échecs d'audits, amendes d'euro millions et dommages réputationnels qui peuvent prendre des années à réparer.

Par exemple, considérons une institution financière qui n'a pas automatisé ses contrôles internes. Le temps perdu dans les processus manuels peut équivaloir à une perte d'environ 10 000 heures homme par an, coûtant à l'institution plus de 500 000 € en main-d'œuvre gaspillée, basé sur un salaire moyen de 50 000 €. De plus, l'exposition au risque due à une potentielle erreur humaine ou omission peut conduire à des pénalités réglementaires, qui ont été connues pour atteindre 30 millions d'euros par incident, comme le montrent les cas récents sous la Directive sur les instruments financiers de marché (MiFID II).

La plupart des organisations croient par erreur que se conformer à la lettre de la réglementation est suffisant. Cependant, cela néglige la nécessité d'un système dynamique et réactif capable de s'adapter aux risques évolutifs. Par exemple, en vertu de l'article 7 des Lignes directrices de l'EBA, les institutions financières sont attendues d'avoir un système de contrôles qui sont complets, bien intégrés et comprennent plusieurs niveaux de protection. Pourtant, de nombreuses institutions continuent de compter sur des processus fragmentés et cloisonnés, qui non seulement ne répondent pas à ces attentes mais entravant également l'efficacité et l'efficience des tests de contrôle.

Pourquoi C'est Urgent Maintenant

L'urgence de cette question est amplifiée par les récentes évolutions réglementaires, comme l'introduction de la Directive sur les sanctions administratives pour violation du droit de l'Union (DAC 6), qui exige que les institutions financières signalent les arrangements transfrontaliers qui pourraient entraîner l'évitement fiscal. Cette directive est un indicateur clair de l'accroissement de la surveillance sur la gouvernance et les mécanismes de contrôle au sein des institutions financières. Les actions d'exécution ont connu une augmentation, avec l'Autorité européenne des marchés financiers (ESMA) signalant une augmentation de 15 % des amendes pour les échecs de contrôle interne entre 2019 et 2020.

Dans ce contexte, les pressions du marché jouent un rôle significatif. Les clients exigent plus de transparence et de confiance, souvent assimilant ces attributs à des certifications telles que SOC 2 et ISO 27001. Ne pas répondre à ces demandes du marché peut entraîner un désavantage concurrentiel, car les clients peuvent opter pour des fournisseurs avec des cadres de conformité et de contrôle plus clairs.

Le fossé entre où se situent la plupart des organisations et où elles doivent être est significatif. Selon un rapport de l'industrie récent, moins de 30 % des institutions financières en Europe ont entièrement automatisé leurs contrôles internes. Cela signifie que la majorité des institutions gèrent encore manuellement un processus qui n'est pas seulement chronophage et propice aux erreurs, mais qui est également de plus en plus en désaccord avec les attentes réglementaires.

Cet article explorera ces défis en détail, fournissant des insights sur la manière dont l'automatisation peut aider à combler ce fossé, réduire les coûts réels associés aux processus manuels et assurer la conformité aux exigences réglementaires évolutives. En adoptant l'automatisation, les institutions financières peuvent non seulement se protéger des risques financiers et réputationnels associés aux échecs de contrôle interne, mais aussi se positionner comme leaders sur un marché concurrentiel qui valorise de plus en plus la transparence et la confiance.

Le Cadre de Solution

Pour résoudre complètement le problème des contrôles internes dans les institutions financières et assurer la conformité avec des réglementations comme la DORA, les organisations ont besoin d'une approche systématique et globale. Cela implique non seulement de cocher les cases, mais de mettre en œuvre des recommandations concrètes qui aboutissent à un environnement de contrôle interne solide.

Étape 1 : Définir des Objectifs de Contrôle Interne Clairs

La première étape dans la construction de contrôles internes efficaces est de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ils devraient être alignés avec les objectifs stratégiques de l'organisation et la tolérance au risque. Pour les institutions financières, ceux-ci incluent souvent des objectifs liés à la reporting financier, à l'efficacité opérationnelle, à la conformité réglementaire, à la protection des actifs et au maintien de la confiance des clients.

Étape 2 : Identifier les Risques Pertinents

Une fois que les objectifs de contrôle interne sont définis, la prochaine étape critique est d'identifier les risques qui pourraient empêcher la réalisation de ces objectifs. Cela implique une évaluation des risques approfondie axée sur les opérations uniques de l'institution financière et son environnement réglementaire. Les domaines de risque pertinents pour la plupart des institutions financières incluent le risque de crédit, le risque de marché, le risque de liquidité, le risque opérationnel et le risque de conformité.

Étape 3 : Concevoir des Contrôles Efficaces

Après avoir identifié les principaux risques, la prochaine étape est de concevoir des contrôles pour atténuer ces risques. Cela comprend à la fois des contrôles preventifs pour éviter que le risque ne se produise et des contrôles de détection pour détecter le risque s'il se produit. Les contrôles doivent être proportionnés au risque, rentables et faciles à mettre en œuvre.

Par exemple, pour atténuer le risque opérationnel, les institutions financières pourraient mettre en place une séparation stricte des tâches, des contrôles d'accès solides et une surveillance continue des transactions. Pour gérer le risque de conformité, elles pourraient établir un processus complet de gestion des changements réglementaires et réaliser des évaluations régulières de l'impact réglementaire.

Étape 4 : Mettre en Place des Contrôles et Surveiller leur Efficacité

Une fois les contrôles conçus, ils doivent être mis en œuvre, puis continuellement surveillés pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu. Cela implique de tester régulièrement les contrôles et de prendre des mesures correctives si des problèmes sont identifiés. La fréquence de surveillance dépendra de l'importance du contrôle et du niveau de risque qu'il aborde.

Étape 5 : Améliorer Continuellement les Contrôles en Apprenant des Leçons Tirer

La dernière étape dans le cadre de contrôle interne est d'utiliser les insights tirés du test et de la surveillance des contrôles pour améliorer continuellement l'environnement de contrôle interne. Cela implique de mettre à jour les contrôles à mesure que l'environnement des risques évolue, d'identifier des opportunités pour rationaliser les contrôles et de signaler tout défaut de contrôle significatif au management senior pour action.

Un "bon" contrôle interne ressemble à une approche proactive, axée sur le risque, qui s'aligne sur les objectifs stratégiques de l'organisation et les exigences réglementaires. Cela implique également une forte culture de responsabilité, avec une propriété claire des contrôles et une communication régulière sur la performance des contrôles. "Juste passer" un contrôle interne, d'autre part, est réactif, orienté conformité et manque de focus stratégique.

Les erreurs courantes à éviter

De nombreuses organisations commettent des erreurs courantes dans leur approche des contrôles internes qui peuvent conduire à des échecs de conformité et des pertes financières. Voici les 3 erreurs principales à éviter :

1. Compter sur les Contrôles Manuels : Certaines organisations comptent encore très largement sur des contrôles manuels, qui sont chronophages, propices aux erreurs et non évolutifs. Cette approche échoue souvent aux audits car elle ne fournit pas une assurance suffisante que les contrôles fonctionnent efficacement. Que faire au lieu : Mettre en place des contrôles automatisés là où c'est possible pour augmenter l'efficacité, la précision et l'évolutivité.

2. Manque de Propriété et de Responsabilité : Dans de nombreuses organisations, il y a un manque de propriété et de responsabilité claire des contrôles internes. Cela peut entraîner un contrôle non surveillé ou non mis à jour comme nécessaire. Que faire au lieu : Attribuer une propriété claire de chaque contrôle à un individu ou une équipe, responsable de la surveillance, du test et de la mise à jour du contrôle si nécessaire.

3. Documentation et Formation Insuffisantes : Certaines organisations ne documentent pas adéquatement leurs contrôles internes ou ne forment pas leur personnel sur la manière de les mettre en œuvre. Cela peut conduire à une application incohérente des contrôles et à un risque accru d'erreurs. Que faire au lieu : Établir des normes de documentation claires pour les contrôles et fournir une formation régulière au personnel sur leurs responsabilités relatives aux contrôles.

Outils et Approches

Il existe divers outils et approches que les institutions financières peuvent utiliser pour gérer leurs contrôles internes. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, et l'approche la plus efficace dépendra des circonstances uniques de l'organisation.

Approche Manuelle : L'approche manuelle pour les contrôles internes implique la documentation des contrôles sur papier, la réalisation de tests manuels et le suivi manuel de la performance des contrôles. Bien que cette approche puisse fonctionner pour de petites organisations ou pour certains contrôles à faible risque, elle présente des limitations significatives en termes d'efficacité, de précision et d'évolutivité.

Approche de Tableur/GRC : De nombreuses organisations utilisent des tableurs ou des plateformes de Gestion des Risques et de la Conformité (GRC) pour gérer leurs contrôles internes. Bien que cette approche fournisse une certaine automatisation et de la visibilité sur la performance des contrôles, elle est souvent insuffisante en termes de fourniture de insights en temps réel et de facilitation de la gestion des risques proactive. Les limitations des tableurs et des plateformes GRC sont leur manque d'intégration avec d'autres systèmes et processus, entraînant des silos de données et une saisie manuelle des données.

Plateformes de Conformité Automatisées : L'approche la plus efficace pour gérer les contrôles internes est l'utilisation d'une plateforme de conformité automatisée comme Matproof. Ces plateformes offrent plusieurs avantages clés :

• Génération de Politiques Alimentée par IA : Matproof utilise l'IA pour générer automatiquement des politiques en allemand et en anglais, réduisant le temps et l'effort nécessaires pour élaborer des politiques complètes et précises.

• Collecte Automatisée de Preuves : Matproof automatise la collecte de preuves auprès des fournisseurs de cloud, réduisant le temps et l'effort nécessaires pour rassembler des preuves et accélérant le processus d'audit.

• Agent de Conformité des Points de Fin : L'agent de conformité des points de fin de Matproof surveille les appareils en temps réel, fournissant une visibilité continue sur l'environnement de contrôle et permettant l'identification rapide des défauts de contrôle.

• Résidence des Données à 100% dans l'UE : Matproof est hébergé en Allemagne, assurant une résidence des données à 100% dans l'UE et une conformité avec le RGPD et d'autres réglementations européennes en matière de protection des données.

Il est important de noter que, bien que l'automatisation puisse considérablement améliorer l'efficacité et l'efficience des contrôles internes, ce n'est pas une panacée. Il y aura toujours un rôle pour les contrôles manuels et le jugement dans la gestion des risques, en particulier pour les organisations ayant des profils de risque uniques ou complexes. Cependant, en combinant les avantages de l'automatisation avec une gouvernance solide et une culture de gestion des risques proactive, les institutions financières peuvent construire un environnement de contrôle interne robuste qui supporte leurs objectifs stratégiques et assure la conformité réglementaire.

Commencer : Vos Prochaines Étapes

Le démarrage du parcours vers l'automatisation des contrôles internes pour les institutions financières peut sembler intimidant, mais cela n'a pas à l'être. Voici un plan d'action en cinq étapes que vous pouvez commencer à mettre en œuvre dès cette semaine.

1. Évaluation des Processus Actuels : Commencez par examiner attentivement vos processus de contrôle interne actuels. Identifiez les domaines où les interventions manuelles sont les plus fréquentes et où les erreurs sont courantes. Vérifiez la conformité avec des réglementations comme l'article 22 de la directive NIS2 qui souligne l'importance des systèmes de gestion des risques robustes.

2. Définir des Objectifs Clairs : Une fois que vous avez identifié les domaines d'amélioration, définissez des objectifs clairs et mesurables pour l'automatisation. Cela pourrait être réduire le temps nécessaire pour les tests de contrôle de semaines à jours, ou réduire le taux d'erreur dans la reporting financier.

3. Allocation de Ressources : Allouez les ressources nécessaires, y compris le budget et le personnel, à l'initiative d'automatisation. Selon l'article 17 de la DORA, l'organe de gestion d'une institution financière doit s'assurer que l'institution a en place des processus pour l'identification et l'évaluation des risques, y compris les ressources nécessaires pour gérer ces risques efficacement.

4. Projet Pilote : Commencez par un projet pilote dans un département ou pour un type de contrôle pour tester l'efficacité de la technologie d'automatisation. Cette approche vous permet de régler tout problème avant un lancement à grande échelle.

5. Examiner et Itérer : Après la mise en œuvre du projet pilote, examinez les résultats et apportez les ajustements nécessaires. Cette processus itératif est crucial pour affiner votre stratégie d'automatisation.

Pour les ressources, reportez-vous aux publications officielles de l'UE, telles que les "Lignes directrices sur la gouvernance interne" de l'Autorité bancaire européenne (EBA) qui fournissent un cadre complet pour établir une gouvernance interne et des systèmes de contrôle internes solides. De plus, BaFin en Allemagne a plusieurs directives et recommandations qui peuvent être particulièrement utiles pour les institutions financières opérant dans le pays.

La décision de gérer l'automatisation en interne ou de chercher de l'aide externe dépend des ressources, de l'expertise de votre organisation et de la complexité de vos systèmes. Si votre équipe interne dispose de l'expertise nécessaire et que le projet peut être réalisé dans le budget disponible, cela pourrait être plus rentable de le gérer en interne. Cependant, si la complexité du projet est élevée ou si votre équipe interne manque de l'expérience nécessaire, chercher de l'aide externe peut garantir une mise en œuvre plus efficace et efficiente.

Une victoire rapide qui peut être réalisée dans les prochaines 24 heures est de commencer à numériser votre documentation de contrôle interne. Cette petite étape peut rationaliser considérablement le processus et faciliter l'intégration avec des outils d'automatisation par la suite.

Questions Fréquemment Posées

Q1 : Comment l'automatisation peut-elle aider à garantir la conformité avec des réglementations comme la DORA et le RGPD ?

R : Les outils d'automatisation peuvent aider à garantir la conformité en vérifiant automatiquement la conformité avec des réglementations spécifiques. Par exemple, une plateforme comme Matproof peut automatiser la génération de politiques conformément à l'article 24 du RGPD, qui exige une protection des données par conception et par défaut. Elle peut également surveiller la conformité de l'article 6(1) de la DORA, qui appelle à un cadre de gestion des risques des TI robuste.

Q2 : Quelles sont les défis courants rencontrés lors de l'automatisation des contrôles internes dans les institutions financières ?

R : Les défis courants incluent la résistance au changement, les coûts initiaux élevés et la complexité de l'intégration avec les systèmes existants. Pour surmonter ces obstacles, il est essentiel d'impliquer toutes les parties prenantes dès le début, de prévoir un budget raisonnable et de choisir une technologie qui peut s'intégrer sans problème avec vos systèmes actuels.

Q3 : Comment pouvons-nous nous assurer que nos contrôles internes sont efficaces après l'automatisation ?

R : Après l'automatisation, il est essentiel de procéder à des audits et des tests réguliers pour s'assurer que les contrôles sont toujours efficaces. Cela peut être réalisé par une combinaison de tests automatisés et manuels. Par exemple, l'article 27 de la DORA souligne la nécessité d'évaluations des risques et de contrôles internes réguliers, qui peuvent être facilités par l'automatisation.

Q4 : Y a-t-il une exigence légale pour les institutions financières d'automatiser leurs contrôles internes ?

R : Il n'y a pas d'exigence légale spécifique d'automatiser les contrôles internes, mais les réglementations comme la DORA et NIS2 soulignent l'importance d'une gestion des risques et de contrôles internes efficaces, que l'automatisation peut considérablement améliorer. De plus, l'UE promeut la transformation numérique dans le secteur financier, ce qui encourage indirectement l'adoption des technologies d'automatisation.

Q5 : Comment pouvons-nous mesurer le succès de notre automatisation des contrôles internes ?

R : Le succès peut être mesuré de différentes manières, comme la réduction du temps nécessaire pour les tests de contrôle, une diminution du taux d'erreur dans la reporting financier et une meilleure conformité avec les réglementations. De plus, une mise en œuvre réussie entraînerait une efficacité accrue et des coûts réduits à long terme.

Principaux enseignements

1. L'automatisation des contrôles internes, ce n'est pas seulement pour la conformité mais peut considérablement améliorer l'efficacité et réduire les erreurs.
2. Une approche bien planifiée, en commençant par une évaluation des processus actuels et en définissant des objectifs clairs, est cruciale pour une initiative d'automatisation réussie.
3. Des audits et des tests réguliers post-automatisation sont essentiels pour assurer que les contrôles restent efficaces.
4. La décision de gérer l'automatisation en interne ou de chercher de l'aide externe devrait se baser sur les ressources, l'expertise de l'organisation et la complexité du projet.
5. Matproof, avec sa génération de politiques alimentée par IA et sa collecte automatisée de preuves, peut aider à automatiser vos contrôles internes conformément à la DORA et autres réglementations.

Pour une évaluation gratuite de la manière dont Matproof peut aider à automatiser vos contrôles internes, visitez https://matproof.com/contact.