Automatisierung interner Steuerungen für Finanzinstitute

Einleitung

In der Welt europäischer Finanzinstitute sind angemessene interne Steuerungen nicht nur eine Frage des Compliance, sondern ein grundlegender Bestandteil des Geschäftsstrategie. Artikel 48 der Leitlinien der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) zur internen Governance konzentriert sich auf die Notwendigkeit robuster interne Steuerungen, um die Sicherheit und Solidität von Finanzeinheiten zu gewährleisten. Es ist üblich, dass Unternehmen die Leitlinien missinterpretieren und ihre Bemühungen auf ein bloßes Haken-Übungs, übersehen den ganzheitlichen Ansatz, der erforderlich ist, um die regulatorischen Erwartungen effektiv zu erfüllen. Dieser Artikel wird diesem Ansatz herausfordern, aufzeigen, warum er scheitert, und die entscheidende Rolle der Automatisierung bei der Verbesserung von internen Steuerungen für Finanzinstitute untersuchen.

Dies ist für europäische Finanzdienstleistungen von großer Bedeutung, da die Spielregeln hoch sind und Bußgelder bis in die Millionen Euro reichen, Prüfungsschäden, Betriebsstörungen und Schädigung des Rufs. Indem wir uns den zentralen Problemen widmen, die tatsächlichen Kosten berechnen und die jüngsten regulatorischen Änderungen verstehen, möchten wir ein klares Wertvorstellung für die Automatisierung von internen Steuerungen zur Minderung von Risiken und zum Erhalt von Compliance bieten.

Das Kernproblem

Obenflächlich erscheinen interne Steuerungen als eine Reihe von Kontrollen und Abwägungen, die darauf ausgelegt sind, die Integrität und Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung zu gewährleisten. Jenseits davon sind sie das Rückgrat des Governance-Frameworks einer Organisation, ausgelegt, um Betrug zu verhindern, Vermögenswerte zu schützen und regulatorische Compliance sicherzustellen. Die tatsächlichen Kosten von unzureichenden internen Steuerungen sind tiefgreifend - fehlgeschlagene Prüfungen, Bußgelder in Millionenhöhe und Rufschäden, die Jahre dauern können, um repariert zu werden.

Stellen Sie sich zum Beispiel ein Finanzinstitut vor, das seine internen Steuerungen nicht automatisiert hat. Die Zeitverschwendung durch manuelle Prozesse kann einem Verlust von etwa 10.000 Mitarbeiterstunden pro Jahr entsprechen, was dem Institut über 500.000 € an verschwendeten Arbeitskräften kostet, basierend auf einem Durchschnittsgehalt von 50.000 €. Darüber hinaus kann die Risikoexposition aufgrund möglicher menschlicher Fehler oder Versehen zu regulatorischen Sanktionen führen, die bis zu 30 Millionen Euro pro Vorfall erreichen können, wie kürzlich unter der Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II) bekannt geworden ist.

Die meisten Organisationen glauben irrtümlicherweise, dass eine Einhaltung des Buchstabens der Vorschrift ausreichend ist. Dies übersieht jedoch die Notwendigkeit eines dynamischen und ansprechenden Systems, das in der Lage ist, sich an sich verändernde Risiken anzupassen. Zum Beispiel erwartet von Finanzinstituten nach Artikel 7 der EBA-Leitlinien, ein System von Steuerungen zu haben, die umfassend, gut integriert und aus mehreren Schutzebenen bestehen. Dennoch verlassen sich viele Institute weiterhin auf fragmentierte und getrennte Prozesse, die nicht nur diesen Erwartungen nicht gerecht werden, sondern auch die Effizienz und Wirksamkeit der Prüfung von Steuerungen behindern.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Dringlichkeit dieser Angelegenheit wird durch kürzlich aufgetretene regulatorische Änderungen wie die Einführung der Richtlinie über Verwaltungsstrafen für Verstöße gegen das Unionsrecht (DAC 6) verschärft, die Finanzinstitute verpflichtet, grenzüberschreitende Vereinbarungen zu melden, die zu Steuervermeidung führen könnten. Diese Richtlinie ist ein klares Zeichen des zunehmenden Interesses an der internen Governance und den Steuerungsmechanismen innerhalb von Finanzinstituten. Die Befassungsmaßnahmen sind gestiegen, mit der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA), die einen 15%igen Anstieg von Bußgeldern für interne Steuerungsversäumnisse zwischen 2019 und 2020 meldet.

In diesem Zusammenhang spielen Marktdruck eine wichtige Rolle. Kunden verlangen mehr Transparenz und Vertrauen, was oft mit Zertifizierungen wie SOC 2 und ISO 27001 gleichgesetzt wird. Wenn diese Marktanforderungen nicht erfüllt werden, kann dies zu einem wettbewerbslichen Nachteil führen, da Kunden sich möglicherweise für Anbieter mit klareren Compliance- und Kontrollframeworks entscheiden.

Der Abstand, den die meisten Organisationen aufweisen und den sie benötigen, ist erheblich. Laut einem kürzlich veröffentlichten Branchenbericht haben weniger als 30% der Finanzinstitute in Europa ihre internen Steuerungen vollständig automatisiert. Das bedeutet, dass die Mehrheit der Institute immer noch einen Prozess manuell verwaltet, der nicht nur zeitaufwendig und fehleranfällig ist, sondern auch zunehmend im Widerspruch zu regulatorischen Erwartungen steht.

Dieser Artikel wird sich ausführlich mit diesen Herausforderungen befassen und Einblicke darüber geben, wie Automatisierung diesen Abstand überbrücken, die tatsächlichen Kosten in Verbindung mit manuellen Prozessen reduzieren und die Compliance mit sich verändernden regulatorischen Anforderungen gewährleisten kann. Indem Finanzinstitute die Automatisierung annehmen, können sie sich nicht nur vor den finanziellen und reputationsbezogenen Risiken schützen, die mit internen Steuerungsversäumnissen verbunden sind, sondern sich auch als Marktführer positionieren, die in einem wettbewerbsintensiven Markt, der zunehmend Transparenz und Vertrauen schätzt.

Das Lösungsframework

Um das Problem der internen Steuerungen in Finanzinstituten vollständig zu lösen und die Compliance mit Vorschriften wie DORA sicherzustellen, benötigen Organisationen einen systematischen, umfassenden Ansatz. Dies beinhaltet nicht nur das Ankreuzen von Kästchen, sondern auch die Umsetzung von durchführbaren Empfehlungen, die zu einem robusten internen Steuerungsumfeld führen.

Schritt 1: Definieren Sie klare internen Steuerungsziele

Der erste Schritt bei der Schaffung effektiver interner Steuerungen besteht darin, die Ziele, die Sie erreichen möchten, klar zu definieren. Diese sollten sich mit den strategischen Zielen und dem Risikotoleranz der Organisation decken. Für Finanzinstitute umfassen diese oft Ziele im Zusammenhang mit der Finanzberichterstattung, der operativen Effizienz, der regulatorischen Compliance, dem Schutz von Vermögenswerten und der Aufrechterhaltung des Kundenvertrauens.

Schritt 2: Identifizieren Sie relevante Risiken

Sobald die internen Steuerungsziele definiert sind, besteht der nächste entscheidende Schritt darin, die Risiken zu identifizieren, die verhindern können, dass diese Ziele erreicht werden. Dies beinhaltet einen gründlichen Risikobewertungsprozess, der sich auf die einzigartigen Betriebsabläufe und den regulatorischen Umfeld der Finanzinstitution konzentriert. Relevante Risikobereiche für die meisten Finanzinstitute umfassen Kreditrisiken, Marktrisiken, Liquiditätsrisiken, Betriebsrisiken und Compliance-Risiken.

Schritt 3: Entwerfen Sie effektive Steuerungen

Nachdem die Schlüsselrisiken identifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, Steuerungen zu entwerfen, um diese Risiken zu mildern. Dies beinhaltet sowohl Präventivsteuerungen, um das Risiko vorzubeugen, als auch Detektivsteuerungen, um das Risiko zu erkennen, wenn es auftritt. Die Steuerungen müssen dem Risiko angemessen, kosteneffizient und einfach umsetzbar sein.

Zum Beispiel, um das Betriebsrisiko zu mildern, könnten Finanzinstitute strenge Aufgabentrennung, robuste Zugriffskontrollen und kontinuierliche Überwachung von Transaktionen umsetzen. Um Compliance-Risiken zu managen, könnten sie einen umfassenden Prozess zur Verwaltung von regulatorischen Änderungen einrichten und regelmäßige regulatorische Auswirkungsbewertungen durchführen.

Schritt 4: Implementieren Sie Steuerungen und überwachen Sie ihre Wirksamkeit

Sobald die Steuerungen entworfen sind, müssen sie implementiert und dann ständig überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktionieren. Dies beinhaltet die regelmäßige Prüfung der Steuerungen und ergreifen von Korrekturmaßnahmen, wenn Probleme identifiziert werden. Die Häufigkeit der Überwachung hängt von der Bedeutung der Steuerung und dem Risikoniveau ab, das sie anspricht.

Schritt 5: Ständige Verbesserung von Steuerungen auf der Grundlage von Erfahrungsgemäßen Erkenntnissen

Der letzte Schritt im internen Steuerungsframework besteht darin, die Erkenntnisse aus der Steuerungsprüfung und -überwachung zu nutzen, um das interne Steuerungsumfeld ständig zu verbessern. Dies beinhaltet das Aktualisieren von Steuerungen, wenn sich die Risikoumgebung ändert, das Identifizieren von Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz von Steuerungen und das Hinausheben von erheblichen Steuerungsmängel an die höhere Managementebene zur Maßnahmeergreifung.

"Gute" interne Steuerung sieht wie ein proaktiver, riskenbasierter Ansatz aus, der mit den strategischen Zielen der Organisation und regulatorischen Anforderungen übereinstimmt. Es beinhaltet auch eine starke Verantwortungskultur mit klarer Kontrolle von Steuerungen und regelmäßiger Kommunikation über die Steuerungsleistung. "Nur über die Bühne" interne Steuerung ist hingegen reaktiv, compliance-geführt und fehlt einem strategischen Fokus.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Viele Organisationen machen häufige Fehler in ihrer Herangehensweise an interne Steuerungen, die zu Compliance-Versäumnissen und finanziellen Verlusten führen können. Hier sind die wichtigsten 3 Fehler, die zu vermeiden sind:

1. Ablehnung von manuellen Steuerungen: Einige Organisationen verlassen sich weiterhin stark auf manuelle Steuerungen, die zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht skalierbar sind. Dieser Ansatz scheitert oft bei Prüfungen, da er keine ausreichende Sicherheit bietet, dass die Steuerungen effektiv funktionieren. Was stattdessen zu tun ist: Automatisierte Steuerungen, wo immer möglich, um Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit zu erhöhen.

2. Fehlende Verantwortung und Verantwortlichkeit: In vielen Organisationen fehlt eine klare Verantwortung und Verantwortlichkeit für interne Steuerungen. Dies kann dazu führen, dass Steuerungen nicht überwacht oder wie erforderlich aktualisiert werden. Was stattdessen zu tun ist: Weisen Sie jedem Steuerelement eine klare Verantwortung zu, entweder an eine Einzelperson oder ein Team, mit der Verantwortung für die Überwachung, Prüfung und Aktualisierung des Steuerelements, wenn erforderlich.

3. Unzureichende Dokumentation und Schulung: Einige Organisationen dokumentieren ihre interne Steuerungen nicht ausreichend oder schulen das Personal nicht, wie sie umgesetzt werden sollen. Dies kann zu einer uneinheitlichen Anwendung von Steuerungen und einem erhöhten Risiko von Fehlern führen. Was stattdessen zu tun ist: Richten Sie klare Dokumentationsstandards für Steuerungen ein und bieten Sie das Personal regelmäßig Schulungen an, die sich auf ihre Verantwortlichkeiten bezüglich der Steuerungen beziehen.

Werkzeuge und Ansätze

Es gibt verschiedene Werkzeuge und Ansätze, die Finanzinstitute zur Verwaltung ihrer internen Steuerungen einsetzen können. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, und der beste Ansatz hängt von den einzigartigen Umständen der Organisation ab.

Manuelle Herangehensweise: Die manuelle Herangehensweise bei internen Steuerungen beinhaltet die Dokumentation von Steuerungen auf Papier, die Durchführung manueller Tests und das manuelle Nachverfolgen der Steuerungsleistung. Obwohl dieser Ansatz für kleine Organisationen oder bestimmte Steuerungen mit niedrigem Risiko funktionieren kann, hat er erhebliche Einschränkungen in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit.

Tabelle/GRC-Ansatz: Viele Organisationen verwenden Tabellen oder Governance, Risiko und Compliance (GRC)-Plattformen, um ihre internen Steuerungen zu verwalten. Obwohl dieser Ansatz eine gewisse Automatisierung und Sichtbarkeit der Steuerungsleistung bietet, fällt er oft bei der Bereitstellung von Echtzeit-Einsichten und der Förderung proactiver Risikomanagements kurz. Die Einschränkungen von Tabellen und GRC-Plattformen sind ihre fehlende Integration in andere Systeme und Prozesse, was zu Datensilos und manueller Dateneingabe führt.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Der effektivste Ansatz zur Verwaltung von internen Steuerungen ist die Verwendung einer automatisierten Compliance-Plattform wie Matproof. Diese Plattformen bieten mehrere Schlüsselvorteile:

• KI-gesteuerte Richtlinienerstellung: Matproof verwendet KI, um Richtlinien in deutscher und englischer Sprache automatisch zu generieren, wodurch die Zeit und Anstrengung reduziert wird, um umfassende, genaue Richtlinien zu entwickeln.

• Automatisierte Beweismittelsammlung: Matproof automatisiert die Sammlung von Beweisen von Cloud-Anbietern, wodurch die Zeit und Anstrengung reduziert wird, um Beweise zu sammeln und den Prüfprozess zu beschleunigen.

• Endpunkt-Compliance-Agent: Matproofs Endpunkt-Compliance-Agent überwacht Geräte in Echtzeit, bietet ständige Sichtbarkeit des Steuerungsumfelds und ermöglicht die schnelle Identifizierung von Steuerungsmängeln.

• 100% EU-Datenbestands: Matproof wird in Deutschland gehostet, was 100% EU-Datenbestands und Compliance mit DSGVO und anderen europäischen Datenschutzvorschriften gewährleistet.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Automatisierung zwar die Effizienz und Wirksamkeit von internen Steuerungen erheblich verbessern kann, aber kein Zaubermittel ist. Es wird immer eine Rolle für manuelle Steuerungen und Urteilskraft bei der Risikoverwaltung geben, insbesondere für Organisationen mit einzigartigen oder komplexen Risikoprofilen. Dennoch können Finanzinstitute, indem sie die Vorteile der Automatisierung mit einer starken Governance und einer proaktiven Risikokultur kombinieren, ein robustes interne Steuerungsumfeld aufbauen, das ihre strategischen Ziele unterstützt und regulatorische Compliance gewährleistet.

Erste Schritte: Ihre nächsten Maßnahmen

Der Einstieg in die Automatisierung von internen Steuerungen für Finanzinstitute mag eindrücklich erscheinen, muss es aber nicht sein. Hier ist ein fünfschritiges Aktionsplan, den Sie bereits in dieser Woche umsetzen können.

1. Bewertung der aktuellen Prozesse: Beginnen Sie mit einer gründlichen Überprüfung Ihrer aktuellen internen Steuerungsprozesse. Identifizieren Sie die Bereiche, in denen manuelle Interventionen häufig vorkommen und wo Fehler häufig sind. Überprüfen Sie auf Compliance mit Vorschriften wie Artikel 22 der NIS2-Richtlinie, die die Bedeutung von robusten Risikomanagementsystemen betont.

2. Definieren Sie klare Ziele: Sobald Sie Bereiche für Verbesserungen identifiziert haben, definieren Sie klare, messbare Ziele für die Automatisierung. Dies könnte die Reduzierung der Zeit für die Steuerungsprüfung von Wochen auf Tage oder eine Verringerung der Fehlerrate in der Finanzberichterstattung umfassen.

3. Ressourcenzuordnung: Stellen Sie die erforderlichen Ressourcen, einschließlich Budget und Personal, für die Automatisierungsinitiative bereit. Laut Artikel 17 von DORA muss das Managementorgan eines Finanzinstituts sicherstellen, dass das Institut Prozesse zur Identifizierung und Bewertung von Risiken hat, einschließlich der erforderlichen Ressourcen, um diese Risiken effektiv zu managen.

4. Pilotprojekt: Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einer Abteilung oder für eine Art von Steuerung, um die Wirksamkeit der Automatisierungstechnologie zu testen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, alle Probleme auszubügeln, bevor eine vollständige Roll-out stattfindet.

5. Überprüfen und Iterieren: Nach der Implementierung des Pilots überprüfen Sie die Ergebnisse und nehmen Sie alle notwendigen Anpassungen vor. Dieser iterative Prozess ist entscheidend für die Feinabstimmung Ihrer Automatisierungsstrategie.

Für Ressourcen verweisen Sie auf die offiziellen EU-Veröffentlichungen wie die "Richtlinien zur internen Governance" der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA), die einen umfassenden Rahmen für die Einrichtung robuster interner Governance- und interner Steuerungssysteme bieten. Darüber hinaus hat BaFin in Deutschland mehrere Leitlinien und Empfehlungen, die für Finanzinstitute, die im Land tätig sind, besonders nützlich sein können.

Die Entscheidung, ob die Automatisierung in-house oder externe Hilfe suchen, hängt von den Ressourcen, Expertise und der Komplexität Ihres Systems ab. Wenn Ihr in-house-Team über die erforderliche Expertise verfügt und das Projekt innerhalb des verfügbaren Budgets abgeschlossen werden kann, kann es kosteneffizient sein, es in-house zu behandeln. Wenn jedoch die Komplexität des Projekts hoch ist oder wenn Ihr in-house-Team die erforderliche Erfahrung fehlt, kann die Suche nach externer Hilfe eine effizientere und effektivere Umsetzung gewährleisten.

Ein schneller Sieg, der innerhalb der nächsten 24 Stunden erreicht werden kann, besteht darin, Ihre interne Steuerungsdokumentation zu digitalisieren. Dieser kleine Schritt kann den Prozess erheblich streamlinen und spätere Integration mit Automatisierungswerkzeugen erleichtern.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Wie kann Automatisierung helfen, die Compliance mit Vorschriften wie DORA und DSGVO zu gewährleisten?

A: Automatisierungstools können dabei helfen, die Compliance mit bestimmten Vorschriften automatisch zu überprüfen. Zum Beispiel kann eine Plattform wie Matproof die Erstellung von Richtlinien in Übereinstimmung mit Artikel 24 der DSGVO automatisieren, der die Datenschutz durch Design und Standard vorsieht. Es kann auch auf Compliance mit Artikel 6 Absatz 1 von DORA überwachen, der ein robustes ICT-Risikomanagement-Framework verlangt.

Frage 2: Welche häufigen Herausforderungen werden bei der Automatisierung von internen Steuerungen in Finanzinstituten angegangen?

A: Häufige Herausforderungen umfassen den Widerstand gegen Veränderungen, hohe Anfangskosten und die Komplexität der Integration in bestehende Systeme. Um diese zu überwinden, ist es entscheidend, alle Stakeholder von Anfang an einzubinden, einen angemessenen Haushalt zu planen und Technologie auszuwählen, die sich nahtlos mit Ihren aktuellen Systemen integrieren kann.

Frage 3: Wie können wir sicherstellen, dass unsere internen Steuerungen nach der Automatisierung wirksam sind?

A: Nach der Automatisierung ist es entscheidend, regelmäßige Audits und Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Steuerungen weiterhin wirksam sind. Dies kann durch eine Kombination aus automatisierten und manuellen Tests erreicht werden. Zum Beispiel betont Artikel 27 von DORA die Notwendigkeit regelmäßiger Risikobewertungen und interner Steuerungen, die durch Automatisierung gefördert werden können.

Frage 4: Gibt es eine rechtliche Verpflichtung für Finanzinstitute, ihre internen Steuerungen zu automatisieren?

A: Es gibt keine spezifische rechtliche Verpflichtung, interne Steuerungen zu automatisieren, Vorschriften wie DORA und NIS2 betonen jedoch die Bedeutung effektiver Risikomanagement und interne Steuerungen, die die Automatisierung erheblich verbessern kann. Darüber hinaus fördert die EU ihre Bemühungen um die Digitalisierung der Finanzbranche indirekt die Einführung von Automatisierungstechnologien.

Frage 5: Wie können wir den Erfolg unserer internen Steuerungsautomatisierung messen?

A: Der Erfolg kann auf verschiedene Weisen gemessen werden, wie zum Beispiel die Reduzierung der Zeit für die Steuerungsprüfung, eine Verringerung der Fehlerrate in der Finanzberichterstattung und eine verbesserte Compliance mit Vorschriften. Darüber hinaus würde eine erfolgreiche Umsetzung zu einer erhöhten Effizienz und niedrigeren Kosten im Langfristigen führen.

Schlüsselerkenntnisse

1. Die Automatisierung von internen Steuerungen geht nicht nur um Compliance, sondern kann auch die Effizienz erheblich steigern und Fehler reduzieren.
2. Ein gut geplanter Ansatz, beginnend mit einer Bewertung der aktuellen Prozesse und der Definition klarer Ziele, ist entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierungsinitiative.
3. Regelmäßige Audits und Tests nach der Automatisierung sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Steuerungen weiterhin wirksam sind.
4. Die Entscheidung, die Automatisierung in-house oder externe Hilfe suchen zu lassen, sollte basierend auf den Ressourcen, Expertise und der Komplexität des Projekts der Organisation getroffen werden.
5. Matproof, mit seiner KI-gesteuerten Richtlinienerstellung und automatisierten Beweismittelsammlung, kann bei der Automatisierung Ihrer internen Steuerungen in Übereinstimmung mit DORA und anderen Vorschriften helfen.

Für eine kostenlose Bewertung, wie Matproof Ihre internen Steuerungen automatisieren kann, besuchen Sie https://matproof.com/contact.