Automatización de Controles Internos para Instituciones Financieras
Introducción
En el ámbito de las instituciones financieras europeas, los controles internos adecuados no son solo una cuestión de cumplimiento, sino una parte fundamental de la estrategia empresarial. El Artículo 48 de las Pautas de la Autoridad Bancaria Europea (EBA) sobre Gobernanza Interna se centra en la necesidad de controles internos sólidos para garantizar la seguridad y la viabilidad de las entidades financieras. Es común que las empresas malinterpreten las pautas y reduzcan sus esfuerzos a un simple ejercicio de marcar casillas, descuidando el enfoque integral necesario para cumplir con las expectativas regulatorias de manera efectiva. Este artículo desafía este enfoque, ilustrando por qué falla y explorando el papel crítico de la automatización en la mejora de los controles internos para instituciones financieras.
Esto es significativo para los servicios financieros europeos, ya que las apuestas son altas con multas que llegan a los millones de euros, fracasos de auditoría, interrupciones operativas y daño a la reputación. Al profundizar en los problemas centrales, calcular los costos reales y comprender los cambios regulatorios recientes, pretendemos ofrecer una propuesta de valor clara para la automatización de controles internos para mitigar riesgos y mantener el cumplimiento.
El Problema Central
En la superficie, los controles internos parecen ser una serie de verificaciones y equilibrios diseñados para garantizar la integridad y fiabilidad de la información financiera. Sin embargo, más allá de esto, son el respaldo del marco de gobernanza de una organización, diseñado para prevenir el fraude, salvaguardar los activos y asegurar el cumplimiento regulatorio. El costo real de controles internos inadecuados es profundo: auditorías fallidas, multas de millones de euros y daño a la reputación que puede llevar años de reparar.
Por ejemplo, considere una institución financiera que no ha automatizado sus controles internos. El tiempo perdido en procesos manuales puede equivaler a una pérdida de aproximadamente 10,000 horas hombre al año, costando a la institución más de €500,000 en mano de obra desperdiciada, basado en un salario promedio de €50,000. Además, la exposición al riesgo debido a errores humanos potenciales o omisiones puede llevar a sanciones regulatorias, que han sido conocidas por llegar a €30 millones por incidente, según casos recientes bajo la Directiva de Instrumentos Financieros de Mercado (MiFID II).
La mayoría de las organizaciones creen erróneamente que adherirse a la letra de la regulación es suficiente. Sin embargo, esto descuida la necesidad de un sistema dinámico y反应能力强，capaz de adaptarse a riesgos evolucionados. Por ejemplo, bajo el Artículo 7 de las Pautas de la EBA, se espera que las instituciones financieras tengan un sistema de controles que sean completos, bien integrados y consistan en múltiples capas de protección. Sin embargo, muchas instituciones siguen confiando en procesos fragmentados y aislados, que no solo no cumplen con estas expectativas sino que también dificultan la eficiencia y efectividad de las pruebas de control.
Por qué esto es urgente ahora
La urgencia de este asunto se ve ampliada por cambios regulatorios recientes, como la introducción de la Directiva sobre sanciones administrativas por incumplimiento de la ley de la Unión (DAC 6), que requiere que las instituciones financieras informen sobre arreglos transfronterizos que puedan resultar en evasión fiscal. Esta directiva es un indicador claro de la creciente escrutinio en la gobernanza y los mecanismos de control dentro de las instituciones financieras. Las acciones de ejecución han estado en aumento, con el European Securities and Markets Authority (ESMA) informando un 15% de aumento en las multas por fracasos de control interno entre 2019 y 2020.
En este contexto, las presiones del mercado juegan un papel significativo. Los clientes exigen más transparencia y confianza, equivocando a menudo estos atributos con certificaciones como SOC 2 e ISO 27001. No cumplir con estas demandas del mercado puede resultar en una desventaja competitiva, ya que los clientes pueden optar por proveedores con marcos de cumplimiento y control más claros.
La brecha entre donde se encuentran la mayoría de las organizaciones y donde necesitan estar es significativa. Según un informe de la industria reciente, menos del 30% de las instituciones financieras en Europa han automatizado completamente sus controles internos. Esto significa que la mayoría de las instituciones todavía gestionan manualmente un proceso que no solo es tiemposo y propenso a errores sino que también va en aumento contra las expectativas regulatorias.
Este artículo explorará estos desafíos en detalle, proporcionando insights sobre cómo la automatización puede ayudar a cerrar esta brecha, reducir los costos reales asociados con procesos manuales y garantizar el cumplimiento con los requisitos regulatorios en evolución. Al abrazar la automatización, las instituciones financieras no solo pueden protegerse de los riesgos financieros y de reputación asociados con los fracasos de control interno, sino que también pueden posicionarse como líderes en un mercado competitivo que cada vez más valora la transparencia y la confianza.
El Marco de Solución
Para resolver completamente el problema de los controles internos en instituciones financieras y garantizar el cumplimiento con regulaciones como DORA, las organizaciones necesitan un enfoque sistemático y comprensivo. Esto implica no solo marcar casillas, sino implementar recomendaciones que resulten en un entorno de control interno sólido.
Paso 1: Definir Objetivos Claros de Control Interno
El primer paso para construir controles internos efectivos es definir claramente los objetivos que se quieren alcanzar. Estos deben alinearse con los objetivos estratégicos de la organización y la tolerancia a los riesgos. Para las instituciones financieras, estos a menudo incluyen objetivos relacionados con la presentación de informes financieros, la eficiencia operativa, el cumplimiento regulatorio, la protección de activos y el mantenimiento de la confianza del cliente.
Paso 2: Identificar Riesgos Relevantes
Una vez que se definen los objetivos de control interno, el siguiente paso crítico es identificar los riesgos que podrían impedir la realización de estos objetivos. Esto implica un proceso de evaluación de riesgos completo enfocado en las operaciones únicas de la institución financiera y su entorno regulatorio. Los áreas de riesgo relevantes para la mayoría de las instituciones financieras incluyen riesgo de crédito, riesgo de mercado, riesgo de liquidez, riesgo operativo y riesgo de cumplimiento.
Paso 3: Diseñar Controles Eficaces
Después de identificar los riesgos clave, el siguiente paso es diseñar controles para mitigar esos riesgos. Esto incluye tanto controles preventivos para evitar que el riesgo ocurra como controles de detección para detectar el riesgo si ocurre. Los controles deben ser proporcionales al riesgo, rentables y fáciles de implementar.
Por ejemplo, para mitigar el riesgo operativo, las instituciones financieras podrían implementar una estricta segregación de funciones, controles de acceso sólidos y un monitoreo continuo de transacciones. Para gestionar el riesgo de cumplimiento, podrían establecer un proceso integral de gestión de cambios regulatorios y realizar evaluaciones regulares del impacto regulatorio.
Paso 4: Implementar Controles y Monitorear su Efectividad
Una vez que se diseñan los controles, deben ser implementados y luego monitoreados continuamente para asegurarse de que funcionan según lo previsto. Esto implica probar regularmente los controles y tomar medidas correctivas si se identifican problemas. La frecuencia de monitoreo dependerá de la materialidad del control y el nivel de riesgo que aborda.
Paso 5: Mejorar Continuamente los Controles Basándose en las Lecciones Aprendidas
El último paso en el marco de control interno es utilizar las perspectivas obtenidas de la prueba y monitoreo de controles para mejorar continuamente el entorno de control interno. Esto implica actualizar los controles a medida que evoluciona el entorno de riesgo, identificar oportunidades para optimizar los controles y elevar cualquier deficiencia significativa de control a la dirección superior para su acción.
Un "buen" control interno se parece a un enfoque proactivo y basado en riesgos que se alinee con los objetivos estratégicos de la organización y los requisitos regulatorios. También implica una fuerte cultura de responsabilidad, con titularidad clara de los controles y comunicación regular sobre el rendimiento de los controles. Por otro lado, "apenas superar" el control interno es reactivo, orientado a la conformidad y carece de un enfoque estratégico.
Errores Comunes a Evitar
Muchos organismos cometen errores comunes en su enfoque de los controles internos que pueden llevar a fracasos de cumplimiento y pérdidas financieras. Aquí están los 3 errores principales a evitar:
Confiar en Controles Manuales: Algunas organizaciones todavía confían en controles manuales, que son tiemposos, propensos a errores y no escalables. Este enfoque a menudo falla en auditorías porque no proporciona suficiente garantía de que los controles están funcionando de manera efectiva. Qué hacer en su lugar: Implementar controles automatizados donde sea posible para aumentar la eficiencia, precisión y escalabilidad.
Falta de Propiedad y Responsabilidad: En muchas organizaciones, falta una titularidad y responsabilidad clara de los controles internos. Esto puede resultar en que los controles no sean monitoreados o actualizados según sea necesario. Qué hacer en su lugar: Asignar una titularidad clara de cada control a un individuo o equipo, con la responsabilidad de monitorear, probar y actualizar el control según sea necesario.
Documentación e Instrucción Inadecuados: Algunas organizaciones no documentan adecuadamente sus controles internos o no forman a su personal en cómo implementarlos. Esto puede llevar a una aplicación inconsistente de controles y un aumento del riesgo de errores. Qué hacer en su lugar: Establecer estándares claros de documentación para los controles y proporcionar capacitación regular al personal sobre sus responsabilidades relacionadas con los controles.
Herramientas y Enfoques
Existen varias herramientas y enfoques que las instituciones financieras pueden usar para gestionar sus controles internos. Cada una tiene sus ventajas y desventajas, y el mejor enfoque dependerá de las circunstancias únicas de la organización.
Enfoque Manual: El enfoque manual de los controles internos implica documentar los controles en papel, realizar pruebas manuales y realizar un seguimiento manual del rendimiento de los controles. Si bien este enfoque puede funcionar para organizaciones pequeñas o para ciertos controles de bajo riesgo, tiene limitaciones significativas en términos de eficiencia, precisión y escalabilidad.
Enfoque de Hoja de Cálculo/GRC: Muchas organizaciones utilizan hojas de cálculo o plataformas de Gobernanza, Riesgo y Cumplimiento (GRC) para gestionar sus controles internos. Si bien este enfoque proporciona algo de automatización y visibilidad en el rendimiento de los controles, a menudo se queda corto en términos de proporcionar insights en tiempo real y facilitar la gestión de riesgos proactiva. Las limitaciones de las hojas de cálculo y las plataformas GRC son su falta de integración con otros sistemas y procesos, resultando en silos de datos y entrada manual de datos.
Plataformas de Cumplimiento Automatizado: El enfoque más efectivo para gestionar controles internos es el uso de una plataforma de cumplimiento automatizado como Matproof. Estas plataformas ofrecen varios beneficios clave:
Generación de Políticas impulsada por IA: Matproof utiliza IA para generar automáticamente políticas en alemán e inglés, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para desarrollar políticas completas y precisas.
Recopilación Automatizada de Pruebas: Matproof automatiza la recopilación de pruebas de proveedores de nube, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para reunir pruebas y acelerando el proceso de auditoría.
Agente de Cumplimiento de Endpoint: El agente de cumplimiento de endpoint de Matproof monitorea dispositivos en tiempo real, proporcionando visibilidad continua del entorno de control y permitiendo la identificación rápida de deficiencias en el control.
Residencia de Datos 100% de la UE: Matproof está alojado en Alemania, asegurando la residencia de datos 100% de la UE y el cumplimiento con el RGPD y otras regulaciones de protección de datos europeas.
Es importante tener en cuenta que, aunque la automatización puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de los controles internos, no es una panacea. Siempre habrá un papel para los controles manuales y la toma de decisiones en la gestión de riesgos, especialmente para organizaciones con perfiles de riesgo únicos o complejos. Sin embargo, combinando los beneficios de la automatización con una sólida gobernanza y una cultura de gestión de riesgos proactiva, las instituciones financieras pueden construir un entorno de control interno sólido que respalda sus objetivos estratégicos y asegura el cumplimiento regulatorio.
Comenzar: Tus Pasos Siguientes
Comenzar el viaje hacia la automatización de controles internos para instituciones financieras puede parecer abrumador, pero no tiene por qué serlo. Aquí hay un plan de acción de cinco pasos que puedes comenzar a implementar tan pronto como esta semana.
Evaluación de los Procesos Actuales: Comienza revisando detalladamente tus procesos de control interno actuales. Identifica las áreas donde las intervenciones manuales son más frecuentes y donde los errores son comunes. Verifica el cumplimiento con regulaciones como el Artículo 22 de la Directiva NIS2 que enfatiza la importancia de sistemas sólidos de gestión de riesgos.
Definir Objetivos Claros: Una vez que hayas identificado las áreas para mejorar, define objetivos claros y medibles para la automatización. Esto podría ser reducir el tiempo tomado para la prueba de control de semanas a días, o reducir la tasa de errores en la presentación de informes financieros.
Asignación de Recursos: Asigna los recursos necesarios, incluyendo presupuesto y personal, hacia la iniciativa de automatización. Según el Artículo 17 de DORA, el órgano de administración de una institución financiera debe asegurarse de que la institución tenga procesos en lugar para la identificación y evaluación de riesgos que incluyan los recursos necesarios para gestionar esos riesgos de manera efectiva.
Proyecto Piloto: Comienza con un proyecto piloto en un departamento o para un tipo de control para probar la efectividad de la tecnología de automatización. Este enfoque te permite solucionar cualquier problema antes de una implementación a gran escala.
Revisar e Iterar: Después de implementar el piloto, revisa los resultados y realiza los ajustes necesarios. Este proceso iterativo es crucial para afinar tu estrategia de automatización.
Para recursos, consulta las publicaciones oficiales de la UE, como las "Pautas sobre Gobernanza Interna" de la Autoridad Bancaria Europea (EBA), que proporcionan un marco completo para establecer una sólida gobernanza interna y sistemas de control interno. Además, BaFin en Alemania tiene varias pautas y recomendaciones que pueden ser particularmente útiles para las instituciones financieras que operan dentro del país.
Decidir si manejar la automatización en casa o buscar ayuda externa depende de los recursos, la experiencia y la complejidad de los sistemas de su organización. Si tu equipo en casa tiene la experiencia necesaria y el proyecto puede completarse dentro del presupuesto disponible, podría ser más rentable manejarlo en casa. Sin embargo, si la complejidad del proyecto es alta, o si tu equipo en casa carece de la experiencia necesaria, buscar ayuda externa puede asegurar una implementación más eficiente y efectiva.
Un ganancia rápida que se puede lograr en las próximas 24 horas es comenzar a digitalizar su documentación de control interno. Este pequeño paso puede simplificar significativamente el proceso y hacer que sea más fácil integrarse con herramientas de automatización más adelante.
Preguntas Frecuentes
Q1: ¿Cómo puede la automatización ayudar a garantizar el cumplimiento con regulaciones como DORA y RGPD?
A: Las herramientas de automatización pueden ayudar a garantizar el cumplimiento al verificar automáticamente el cumplimiento con regulaciones específicas. Por ejemplo, una plataforma como Matproof puede automatizar la generación de políticas en línea con el Artículo 24 del RGPD, que requiere protección de datos por diseño y por defecto. También puede supervisar el cumplimiento con el Artículo 6(1) de DORA, que solicita un marco sólido de gestión de riesgos ICT.
Q2: ¿Cuáles son los desafíos comunes enfrentados al automatizar controles internos en instituciones financieras?
A: Los desafíos comunes incluyen la resistencia al cambio, los costos iniciales altos y la complejidad de integrarse con sistemas existentes. Para superar estos, es crucial involucrar a todos los stakeholders desde el principio, planificar un presupuesto razonable y elegir tecnología que pueda integrarse sin problemas con sus sistemas actuales.
Q3: ¿Cómo podemos asegurarnos de que nuestros controles internos sean efectivos después de la automatización?
A: Post-automatización, es esencial realizar auditorías y pruebas regulares para asegurarse de que los controles siguen siendo efectivos. Esto se puede hacer mediante una combinación de pruebas automatizadas y manuales. Por ejemplo, el Artículo 27 de DORA enfatiza la necesidad de evaluaciones de riesgos y controles internos regulares, lo que puede facilitarse con la automatización.
Q4: ¿Existe un requisito legal para que las instituciones financieras automatizan sus controles internos?
A: Aunque no hay un requisito legal específico para automatizar controles internos, regulaciones como DORA y NIS2 sí enfatizan la importancia de una gestión de riesgos y controles internos efectivos, que la automatización puede mejorar significativamente. Además, el impulso de la UE hacia la transformación digital en el sector financiero promueve indirectamente la adopción de tecnologías de automatización.
Q5: ¿Cómo podemos medir el éxito de nuestra automatización de controles internos?
A: El éxito se puede medir de varias maneras, como la reducción del tiempo tomado para la prueba de control, una disminución en la tasa de errores en la presentación de informes financieros y un mejor cumplimiento con regulaciones. Además, una implementación exitosa resultaría en una mayor eficiencia y reducción de costos a largo plazo.
Conclusiones Clave
- La automatización de controles internos no solo es sobre cumplimiento, sino que también puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir errores.
- Un enfoque bien planeado, comenzando con una evaluación de los procesos actuales y definiendo objetivos claros, es crucial para una iniciativa de automatización exitosa.
- Las auditorías y pruebas regulares post-automatización son esenciales para asegurar que los controles siguen siendo efectivos.
- La decisión de manejar la automatización en casa o buscar ayuda externa debe basarse en los recursos, la experiencia y la complejidad del proyecto de la organización.
- Matproof, con su generación de políticas impulsada por IA y recopilación automatizada de pruebas, puede ayudar a automatizar tus controles internos en cumplimiento con DORA y otras regulaciones.
Para una evaluación gratuita de cómo Matproof puede ayudar a automatizar tus controles internos, visita https://matproof.com/contact.