eIDAS 2.0 per la Conformità AML nelle Istituzioni Finanziarie

Introduzione

Nel Q3 2025, la BaFin ha emesso il suo primo avviso di esecuzione relativo a DORA. La multa: EUR 450.000. La violazione: inadeguata documentazione dei rischi dei terzi ICT. Ecco cosa la ditta ha fatto male.

Mentre le istituzioni finanziarie europee affrontano un panorama di conformità sempre più complesso, le conseguenze sono mai state così alte. Con multe, fallimenti di controllo, interruzioni operative e danni alla reputazione in ballo, è cruciale comprendere le implicazioni della eIDAS 2.0 per la conformità AML.

Questo articolo si immergerà nel problema principale e nell'urgenza di affrontarlo. Esploreremo conseguenze reali, costi e riferimenti normativi specifici. Alla fine, avrete una chiara comprensione di perché la eIDAS 2.0 sia importante - e come affrontarla correttamente.

Il Problema Principale

Di facciata, la eIDAS 2.0 potrebbe sembrare solo un altro aggiornamento normativo. Ma le sue implicazioni per la conformità AML nelle istituzioni finanziarie sono molto ampie.

Iniziamo con i costi. Processi di verifica dell'identità inadeguati possono comportare multe, perdita di ricavi e danni alla reputazione. Considerate un'istituzione finanziaria con 1 milione di clienti. Se solo l'1% di questi clienti avesse problemi di verifica dell'identità a causa della non conformità, l'impatto potrebbe essere significativo:

• Perdita di ricavi: EUR 10 milioni (supponendo una media di ricavi annuali per cliente di EUR 1.000)
• Danni alla reputazione: 10.000 clienti insoddisfatti (1% dei clienti)
• Potenziali multe: EUR 1 milione (supponendo una perdita di ricavi del 10% a causa della non conformità)

Questi costi si accumulano rapidamente. E non abbiamo ancora considerato l'interruzione operativa e il tempo sprecato associato ai fallimenti di controllo e ai sforzi di correzione.

Cosa stanno facendo male le organizzazioni? Molte si concentrano su aspetti errati della eIDAS 2.0. Invece di vederla come un'opportunità per migliorare la loro conformità AML, la trattano come un esercizio di spuntata in un controllo di verifica.

Questo atteggiamento porta a sforzi di conformità superficiali che non raggiungono l'obiettivo. Ad esempio, sotto la eIDAS 2.0, le istituzioni finanziarie devono ottenere un'identificazione elettronica (eID) dai clienti. Ma ottenere un eID non è sufficiente. Le istituzioni devono anche verificarne l'autenticità e assicurarsi che sia emessa da un fornitore di servizi di fiducia qualificato.

Qui molte organizzazioni falliscono. Non verificano l'autenticità dell'eID o non lo ottengono da un fornitore accreditato. Di conseguenza, sono esposte a controlli normativi e potenziali sanzioni.

Per comprendere l'ampiezza di questo problema, è importante esaminare riferimenti normativi specifici. Sotto la eIDAS 2.0, le istituzioni finanziarie sono soggette a:

• Articolo 8: Requisito di ottenere un'identificazione elettronica dai clienti
• Articolo 9: Obbligo di assicurarsi che l'eID sia emessa da un fornitore di servizi di fiducia qualificato
• Articolo 10: Responsabilità di verificare l'autenticità dell'eID

Questi articoli impongono chiaramente alle istituzioni finanziarie di implementare processi di verifica dell'identità robusti. Il mancato rispetto può comportare azioni di esecuzione e sanzioni.

Un esempio concreto di un fallimento di conformità sotto la eIDAS 2.0 coinvolgeva una grande banca europea. L'istituzione non ha verificato l'autenticità di un eID emesso da un fornitore non accreditato. Di conseguenza, hanno facilitato uno schema di riciclaggio di denaro da milioni di euro.

Le conseguenze sono state severe. Oltre ai danni alla reputazione e all'interruzione operativa, la banca ha affrontato una impressionante multa di EUR 15 milioni. Questo esempio evidenzia i costi reali - in termini di multe finanziarie e danni alla reputazione - che le istituzioni finanziarie affrontano quando non rispettano i requisiti della eIDAS 2.0.

Perché è Urgente Ora

L'urgenza della conformità della eIDAS 2.0 per l'AML nelle istituzioni finanziarie non è solo teoretica. Cambiamenti normativi recenti hanno reso questo problema più urgente che mai.

Nel 2025 alone, several new enforcement actions have been initiated under eIDAS 2.0. These include the BaFin case mentioned earlier, as well as similar actions in the UK and France. The message is clear: regulators are taking eIDAS 2.0 seriously - and they expect financial institutions to do the same.

Inoltre, le forze di mercato stanno anche spingendo l'urgenza della conformità della eIDAS 2.0. I clienti stanno richiedendo sempre di più certificazioni che dimostrino l'impegno delle loro istituzioni finanziarie verso processi di verifica dell'identità robusti.

Questa domanda è destinata a crescere man mano che la consapevolezza della eIDAS 2.0 e delle sue implicazioni aumenterà. Le istituzioni che non rispondono a queste aspettative rischiano di perdere clienti a concorrenti che possono dimostrare livelli più elevati di conformità e sicurezza.

Infine, la svantaggio competitivo della non conformità non può essere sottovalutato. Le organizzazioni che ignorano i requisiti della eIDAS 2.0 rischiano di rimanere indietro rispetto ai loro omologhi in termini di allineamento normativo e fiducia dei clienti.

La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere è significativa. Molte stanno ancora operando su modelli di conformità obsoleti che non soddisfano i requisiti della eIDAS 2.0. Questo le pone al rischio di controlli normativi, multe e danni alla reputazione.

Di fronte a queste sfide, è chiaro che la conformità della eIDAS 2.0 per l'AML nelle istituzioni finanziarie non è solo un'opportunità - è un imperativo critico. Comprendere il problema principale e l'urgenza di affrontarlo permette alle organizzazioni di intraprendere i passi necessari per migliorare la loro conformità AML e proteggere il loro bottom line.

Rimani in ascolto per la Parte 2, dove esploriamo le soluzioni a questo problema e il ruolo dell'automazione della conformità nell'ottenere la conformità della eIDAS 2.0.

Il Framework di Soluzione

Nel contesto delle istituzioni finanziarie, adeguarsi alla eIDAS e alla conformità AML richiede un robusto framework di soluzione. Ecco un approccio passo dopo passo per affrontare i problemi e assicurare la conformità:

Passo 1: Comprendere i Requisiti della eIDAS e dell'AML

Prima che qualsiasi azione possa essere intrapreso, è cruciale comprendere appieno cosa richiedano le norme della eIDAS e dell'AML. Per l'AML, le istituzioni finanziarie devono verificare le identità dei loro clienti per prevenire il riciclaggio di denaro. D'altra parte, la eIDAS fornisce un quadro legale per l'identificazione elettronica e i servizi di fiducia per le transazioni elettroniche nell'UE. Secondo l'Articolo 9 della eIDAS, l'identificazione elettronica significa tecnologia che consente l'identificazione elettronica delle persone fisiche in modo inequivocabile.

Raccomandazione operativa: Effettuare una revisione approfondita delle norme sulla eIDAS e sull'AML. Assicurarsi che il team di conformità abbia una chiara comprensione delle loro implicazioni. Questo comporterà il cross-referencing con le politiche interne esistenti per identificare le lacune.

Passo 2: Implementare un Sistema di Verifica dell'Identità Completo

Secondo l'Articolo 3(26) della eIDAS, una firma elettronica qualificata sotto la eIDAS richiede identificazione sicura e affidabile. Questo significa che le istituzioni finanziarie devono avere un sistema robusto in place per la verifica dell'identità.

Raccomandazione operativa: Implementare un sistema che verifica le identità dei clienti utilizzando più fattori. Questo include controlli sui documenti, dati biometrici e altri identificatori. Il sistema deve essere sicuro e affidabile, con una chiara documentazione del processo di verifica.

Passo 3: Integrazione con i Processi AML

Le norme AML richiedono il monitoraggio continuo delle transazioni e dell'attività dei clienti. Questo deve essere integrato con il sistema di verifica dell'identità.

Raccomandazione operativa: Assicurarsi che il sistema di verifica dell'identità sia integrato senza intoppi con i tuoi processi AML. Questo include la condivisione dei dati tra i sistemi e l'assicurazione che gli allarmi dai sistemi di monitoraggio AML attivino i controlli dell'identità.

Passo 4: Controlli di Conformità e Audit Regolari

Gli audit regolari sono necessari per garantire la conformità continua sia con la eIDAS che con le norme AML.

Raccomandazione operativa: Programmare audit regolari per rivedere la conformità con la eIDAS e le norme AML. Questo dovrebbe includere controlli sul sistema di verifica dell'identità, i processi AML e qualsiasi altra area rilevante. Tenere registrazioni dettagliate di questi audit.

Cosa Significa "Buona" Conformità vs. "Appena Sufficiente"

La buona conformità non è solo questione di spuntare caselle. Involve un approccio complessivo che affronta tutti gli aspetti dei requisiti della eIDAS e dell'AML. Questo include un robusto sistema di verifica dell'identità, l'integrazione senza intoppi con i processi AML e gli audit regolari. In contrasto, la conformità "appena sufficiente" coinvolge il minimo indispensabile per evitare sanzioni. Questo può comportare la mancanza di processi robusti, un aumento del rischio di non conformità e potenziali multe finanziarie.

Errori Comunemente Commessi da Evitare

Errore 1: Processi di Verifica dell'Identità Inadeguati

Molte organizzazioni commettono l'errore di non avere un robusto processo di verifica dell'identità in place. Questo può portare alla non conformità con la eIDAS e al rischio aumentato di riciclaggio di denaro secondo le norme AML.

Cosa Sta Fatto Male: Alcune organizzazioni si affidano esclusivamente alle informazioni fornite dai clienti, senza verificarle con altre fonti.

Perché Fallisce: Questo approccio manca della necessaria rigorosità per verificare veramente l'identità di un cliente, aumentando il rischio di frode e non conformità.

Cosa Fare Altrimenti: Implementare un sistema di verifica dell'identità multi-fattore che utilizza controlli sui documenti, dati biometrici e altri identificatori. Questo dovrebbe essere integrato con i tuoi processi AML per consentire il monitoraggio continuo.

Errore 2: Mancanza di Integrazione con i Processi AML

Un altro errore comune è la mancanza di integrazione tra il sistema di verifica dell'identità e i processi AML.

Cosa Sta Fatto Male: Alcune organizzazioni trattano la verifica dell'identità e l'AML come processi separati, senza alcuna integrazione tra di essi.

Perché Fallisce: Questo può comportare una mancanza di monitoraggio efficace e aumentare il rischio di non conformità.

Cosa Fare Altrimenti: Assicurarsi di un'integrazione senza intoppi tra il sistema di verifica dell'identità e i processi AML. Questo comporta la condivisione dei dati tra i sistemi e l'assicurazione che gli allarmi dai sistemi di monitoraggio AML attivino i controlli dell'identità.

Errore 3: Controlli di Conformità e Audit Non Frequenti

Molte organizzazioni non effettuano controlli di conformità e audit frequenti.

Cosa Sta Fatto Male: Alcune organizzazioni effettuano audit solo quando richiesto dalla legge, senza alcun controllo aggiuntivo tra i controlli.

Perché Fallisce: Questo può comportare che la non conformità rimanga inosservata per lunghi periodi, aumentando il rischio di multe.

Cosa Fare Altrimenti: Programmare audit regolari per rivedere la conformità con la eIDAS e le norme AML. Questo dovrebbe includere controlli sul sistema di verifica dell'identità, i processi AML e qualsiasi altra area rilevante.

Strumenti e Approcci

Approccio Manuale

Vantaggi: L'approccio manuale consente un alto livello di controllo e personalizzazione. Può essere adattato alle specifiche esigenze di un'organizzazione.

Svantaggi: È tempo consuming e propenso agli errori. Richiede anche una significativa quantità di risorse da gestire.

Quando Funziona: L'approccio manuale può funzionare per organizzazioni più piccole con esigenze di conformità limitate. Tuttavia, non è scalabile per organizzazioni più grandi con requisiti di conformità più complessi.

Approccio con Fogli di Calcolo/GRC

Limitazioni: I fogli di calcolo e gli strumenti GRC possono aiutare a gestire i processi di conformità. Tuttavia, mancano delle capacità di automazione e integrazione necessarie per gestire efficacemente la conformità con la eIDAS e l'AML.

Quando Funziona: Questi strumenti possono funzionare per la gestione di base della conformità. Tuttavia, non riescono a gestire requisiti di conformità complessi, come quelli sotto la eIDAS e l'AML.

Piattaforme di Conformità Automatizzate

Cosa Cercare: Quando si sceglie una piattaforma di conformità automatizzata, cercare una che possa automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio della conformità degli endpoint. La piattaforma dovrebbe anche supportare l'integrazione con altri sistemi, come sistemi di verifica dell'identità e sistemi di monitoraggio AML.

Menzionare Matproof: Matproof è una piattaforma di conformità automatizzata che può aiutare le istituzioni finanziarie a gestire i loro requisiti di conformità con la eIDAS e l'AML. Offre generazione di politiche alimentata da IA in tedesco e inglese, raccolta automatica di prove da fornitori cloud e un agente di conformità degli endpoint per il monitoraggio dei dispositivi. Matproof è costruita specificamente per i servizi finanziari dell'UE e offre residenza dei dati 100% nell'UE, assicurando la conformità alle normative sulla protezione dei dati.

Valutazione Onesta: L'automazione può migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia dei processi di conformità. Tuttavia, non è una panacea. Dovrebbe essere utilizzata insieme a processi manuali e audit regolari per garantire la conformità continua.

In conclusione, raggiungere la conformità con la eIDAS e l'AML nelle istituzioni finanziarie richiede un framework di soluzione completo. Questo include un robusto sistema di verifica dell'identità, l'integrazione senza intoppi con i processi AML e gli audit regolari. Evitando gli errori comuni e utilizzando gli strumenti e gli approcci giusti, le istituzioni finanziarie possono gestire efficacemente i loro requisiti di conformità e ridurre il rischio di non conformità.

Inizio: I Tuoi Prossimi Passi

La transizione alla eIDAS 2.0 rappresenta un momento cruciale per la conformità AML nelle istituzioni finanziarie. Ecco un piano d'azione a 5 passi per iniziare:

1. Valutazione delle Pratiche Corrente: Inizia valutando i tuoi processi AML correnti e lo stato di conformità con la eIDAS. Identifica le lacune tra le tue pratiche correnti e i requisiti della eIDAS 2.0.

2. Educazione e Formazione: Equipaggia il tuo team di conformità con la conoscenza sulla eIDAS 2.0. La Commissione Europea fornisce pubblicazioni ufficiali che coprono la eIDAS 2.0 in modo completo. La BaFin rilascia anche materiale educativo specifico per le normative tedesche.

3. Valutazione del Rischio: Effettuare una valutazione del rischio approfondita per identificare le aree ad alto rischio più vulnerabili alla non conformità. Questa valutazione dovrebbe considerare l'aumentata dipendenza dalle identificazioni elettroniche e sui servizi di fiducia.

4. Piano di Implementazione: Sviluppa un piano dettagliato per implementare cambiamenti, concentrandosi sulle aree in cui la tua istituzione è più distante dalla conformità. Questo dovrebbe includere una timeline e responsabilità assegnate.

5. Adottare Tecnologie: Considera l'adozione di strumenti di automazione della conformità come Matproof, che possono aiutare a semplificare la conformità con la eIDAS 2.0, specialmente per i processi di verifica dell'identità.

Raccomandazioni di Risorsa:

• Commissione Europea: Regolamento eIDAS
• BaFin: Conformità eIDAS e AML

Quando Richiedere Aiuto Esterno:

Considera l'aiuto esterno quando la complessità della eIDAS 2.0 supera l'expertise o le risorse del tuo team. Questo può essere particolarmente utile nella gestione di processi di verifica dell'identità e di firma elettronica complessi.

Vincitore Veloce:

Un vincitore veloce nelle prossime 24 ore potrebbe essere aggiornare le tue politiche di conformità AML per fare riferimento esplicito ai requisiti della eIDAS 2.0. Questo dimostra agli organismi normativi che sei proattivo nel tuo approccio alla conformità.

Domande Frequenti

Q1. In che modo la eIDAS 2.0 impatta i procedure di diligenza AML?

La eIDAS 2.0 introduce requisiti di verifica dell'identità più stretti, migliorando la fiducia nell'identificazione elettronica nell'UE. Questo impatta direttamente le procedure di diligenza AML, poiché le istituzioni finanziarie devono ora verificare le identità utilizzando metodi più robusti. Specificamente, l'Articolo 12 della eIDAS stabilisce requisiti per l'identificazione elettronica e i servizi di fiducia, che dovrebbero essere integrati nei tuoi processi di diligenza AML.

Q2. Quali sono le implicazioni della non conformità con la eIDAS 2.0 per le istituzioni finanziarie?

La non conformità può portare a significative multe, incluse multe sostanziose e potenziali azioni di esecuzione. Oltre alle multe finanziarie, le istituzioni possono affrontare danni alla reputazione e perdita della fiducia dei clienti. Data l'aumentata dipendenza dalle transazioni elettroniche, la conformità con la eIDAS 2.0 è cruciale per mantenere l'integrità delle operazioni finanziarie.

Q3. Come possono assicurare le istituzioni finanziarie la piena conformità con le normative della eIDAS 2.0?

Le istituzioni finanziarie possono assicurare la conformità integrando i requisiti della eIDAS 2.0 nei loro framework AML esistenti. Questo include l'adozione di metodi avanzati di verifica dell'identità e l'utilizzo di firme elettroniche quando appropriato. Gli audit regolari e gli aggiornamenti ai protocolli di conformità sono anche essenziali per mantenere l'allineamento con le normative in evoluzione.

Q4. Ci sono soluzioni tecnologiche specifiche che possono supportare la conformità con la eIDAS 2.0?

Sì, piattaforme di automazione della conformità come Matproof possono supportare significativamente la conformità con la eIDAS 2.0, specialmente per i requisiti di verifica dell'identità e di firma elettronica. Queste piattaforme possono automatizzare la generazione di politiche, la raccolta di prove e il monitoraggio dei dispositivi, riducendo il carico sui team di conformità interni.

Q5. In che modo la eIDAS 2.0 influenza le transazioni transfrontaliere?

La eIDAS 2.0 mira a creare un mercato unico digitale più coeso, armonizzando l'identificazione elettronica e i servizi di fiducia nell'UE. Questo rende le transazioni transfrontaliere più fluide e sicure, poiché l'identificazione elettronica riconosciuta sarà valida negli stati membri. Le istituzioni finanziarie che hanno clienti internazionali dovrebbero rivedere le loro politiche transfrontaliere per assicurarsi di rispettare queste nuove norme.

Principali Conclusioni

• La eIDAS 2.0 impatta significativamente la conformità AML, sottolineando la necessità di metodi robusti di verifica dell'identità.
• La conformità con la eIDAS 2.0 non è solo un requisito normativo, ma anche un aspetto chiave della gestione dei rischi e della fiducia dei clienti.
• Le istituzioni finanziarie dovrebbero integrare i requisiti della eIDAS 2.0 nei loro framework AML e aggiornare regolarmente le loro politiche.
• Gli strumenti di automazione della conformità possono giocare un ruolo cruciale nella gestione delle complessità della eIDAS 2.0, specialmente in aree come la verifica dell'identità e le firme elettroniche.
• Matproof può assistere nell'automazione della conformità con la eIDAS 2.0, alleggerendo il carico sulle istituzioni finanziarie e assicurando l'allineamento normativo.

Prossimo Passo:

Fai il primo passo verso la conformità con la eIDAS 2.0 contattando Matproof per una valutazione gratuita delle tue pratiche AML correnti. Visita https://matproof.com/contact per iniziare.