Wealth Management Compliance: EU Regulatory Framework

Einleitung

Die Beratung im Bereich des Vermögensmanagements stellt eine außergewöhnliche Herausforderung für Compliance-Fachleute in der EU dar. Die komplexen Anforderungen des Finanzsektors erfordern nicht nur ein tiefes Verständnis der nationalen und europäischen Regeln, sondern auch die Fähigkeit, diese Anforderungen in zu implementieren. Warum ist dies wichtig? Ein Fehler bei der Compliance kann zu Bußgeldern in Höhe von Millionen von Euro, fehlschlagenden Revisionen, betrieblichen Störungen und Schädigung des Unternehmensansehens führen. Deshalb ist es entscheidend, die neuesten Entwicklungen der EU-Regulierungen und deren Auswirkungen auf das Vermögensmanagement zu verstehen. In diesem Artikel wirdÜberblick über die zentralen Compliance-Herausforderungen im Vermögensmanagement und wie diese am effektivsten bewältigt werden können.

Das Hauptproblem

Die Compliance im Vermögensmanagement ist ein Alltagsthema, das sich jedoch in der Praxis oftmals als unhandlich und zeitaufwändig zeigt. Die Umsetzung von Compliance-Regeln ist nicht nur schwierig, sondern auch teuer. Unternehmen verlieren beträchtliche Summen und Ressourcen, weil sie die Anforderungen nicht korrekt oder nicht rechtzeitig einhalten. Dies kann nicht nur zu finanziellen Sanktionen führen, sondern auch das Vertrauen der Kunden in das Unternehmen untergraben.

Betrachtet man jedoch die Compliance nur oberflächlich, könnte man denken, dass es aus Kostengründen ratsam sei, auf eine detaillierte Einhaltung der Vorschriften zu verzichten. Tatsächlich sind jedoch die langfristigen Kosten von Nichtkonformität weitaus höher.

Um die Realkosten zu berechnen, betrachten wir ein Beispiel: Eine inhabergeführte Vermögensverwaltungsfirma in Deutschland, die aufgrund mangelnder Compliance bei der Kundenidentifizierung und Risikobewertung eine Geldbuße von 1,5 Millionen Euro erhalten hat, wie es von der BaFin im Jahr 2023 geschehen ist. Dazu kommen die Kosten für die Revision und die Korrektur der Verstöße. Die gesamten Kosten für diese Firma beliefen sich auf über 2 Millionen Euro.

Dieses Beispiel zeigt, wie wichtig es ist, die Compliance aufrechtzuerhalten. Die meisten Organisationen schätzen jedoch die tatsächlichen Kosten falsch ein. Sie versuchen, die anfänglichen Investitionen für Compliance-Systeme zu minimieren, ohne die langfristigen Folgekosten zu berücksichtigen.

Es ist jedoch nicht nur die finanzielle Belastung, die Unternehmen in Betracht ziehen müssen. Die Reputationsschäden können ebenso schwerwiegend sein. Eine fehlgeschlagene Revision oder ein Skandal kann das Ansehen eines Unternehmens auf Jahre hinaus beeinträchtigen.

Auch wenn es Anwendungsfälle gibt, in denen eine alternative Vorgehensweise legitim erscheinen könnte, wie etwa bei kleineren Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe und des Umfangs ihrer Tätigkeiten nur bedingt in bestimmte Regelungen einbezogen werden, so ist es dennoch wichtig, die notwendigen Compliance-Maßnahmen zu ergreifen.

In Bezug auf die spezifischen regulatorischen Verweise ist es entscheidend, die Artikel der EU-Richtlinien wie zum Beispiel die Markets in Financial Instruments Directive (MiFID II) und die zugehörigen nationalen Gesetze zu berücksichtigen. Dazu gehören auch die Verordnung (EU) 2019/2034 über die Aufsicht und Prüfung von Kreditinstituten und Wertpapierfirmen (Kreditinstituts-Aufsichtsverordnung, CRR II) und die Verordnung (EU) 2020/852 betreffend die Aufsicht über die Währungsunion und die finanzielle Stabilität (Banking und Währungsunion-Aufsichtsverordnung, BRRD). Diese Verordnungen legen die grundlegenden Anforderungen an die Compliance im Bereich des Vermögensmanagements fest.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Situation wird durch jüngste Entwicklungen noch dringender. Aufgrund der ständigen Veränderungen im EU-Regulierungsumfeld müssen Unternehmen stets auf dem neuesten Stand der Gesetze sein, um die Risiken von Bußgeldern und Reputationsschäden zu minimieren.

Die zuletzt in Kraft getretenen Änderungen der Markets in Financial Instruments Regulation (MiFIR) und -Richtlinie (MiFID II) haben die Anforderungen in Bezug auf die Aufzeichnung, die Offenlegung und die Transparenz von Finanzgeschäften erhöht. Unternehmen, die diesen Vorschriften nicht nachkommen, sind]}"
exposed to significant penalties and reputational risks.

Die Nachfrage der Kunden nach Zertifizierungen, die den EU-Regeln entsprechen, nimmt ständig zu. Kunden erwarten von ihren Vermögensverwaltungsunternehmen, dass diese sämtliche Vorschriften einhalten und dies durch entsprechende Zertifikate nachweisen können. Unternehmen, die sich hier nicht messen können, geraten in einen wettbewerbslichen Nachteil.

Es ist auch wichtig zu betonen, dass die Compliance nicht nur eine Frage der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensansehens und der Kundenzufriedenheit ist. Kunden vertrauen Firms, die die Anforderungen der EU-Regeln einhalten und dies durch Zertifikate und Bescheinigungen unter Beweis stellen.

Die Kluft zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen und dem, wo sie sein müssen, um den EU-Regelungen gerecht zu werden, ist immer noch beträchtlich. Einige Organisationen haben zwar Maßnahmen zur Compliance getroffen, sind jedoch noch nicht in der Lage, alle Anforderungen vollständig zu erfüllen.

In den kommenden Jahren wird es jedoch immer wichtiger sein, diese Lücke zu schließen. Die EU wird ihre Anstrengungen zur Verbesserung der Finanzaufsicht und -transparenz intensivieren und strengere Regelungen einführen. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, mit diesen neuen Anforderungen Schritt zu halten, werden es schwer haben, im Wettbewerb bestehen zu können.

Zusammenfassend zeigt sich also, wie wichtig es ist, sich mit den EU-Regulierungen und deren Auswirkungen auf das Vermögensmanagement auseinanderzusetzen. Dieser Artikel bietet Ihnen einen detaillierten Einblick in die zentralen Compliance-Herausforderungen und wie sie am effektivsten bewältigt werden können. Lassen Sie uns in Teil 2 genauer auf die verschiedenen Aspekte der Compliance im Vermögensmanagement eingehen und Lösungen für die drängendsten Probleme diskutieren.

Die Lösungsarchitektur

In der Vermögensmanagementbranche müssen Sie mit einer Vielzahl von Complianceanforderungen konfrontiert sein, die von der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen bis hin zur Umsetzung von Risikomanagementstrategien reichen. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bieten wir Ihnen einen schrittweisen Ansatz an, um die Complianceprobleme effektiv zu lösen.

Schritt 1: Identifizieren Sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften

Zunächst sollten Sie alle EU-Regelungen, die für Ihre Tätigkeit im Bereich Vermögensmanagement relevant sind, identifizieren. Dazu gehören unter anderem der GDPR, die MIFID II, die NIS2-Richtlinie und die DORA. Jede dieser Gesetzgebungen hat spezifische Anforderungen, die Organisation einzuhalten hat. Dies beginnt mit der Analyse der Artikel wie DORA Art. 28(2), der besagt, dass eine Finanzaufsicht die Anforderungen an die Organisation und interne Steuerung von Kreditinstituten und Wertpapierfirmen festlegen muss.

Schritt 2: Einrichten eines Compliance-Frameworks

Ein solides Compliance-Framework ist der Schlüssel zum Erfolg in der Vermögensverwaltung. Hier sind einige Empfehlungen für die Implementierung:

1. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihrer Organisation. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter die Bedeutung seiner Rolle im Hinblick auf Compliance versteht.

2. Erstellen Sie einen detaillierten Compliance-Handbuch, das alle Unternehmensrichtlinien, Vorschriften und Verfahren enthält, die für die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften erforderlich sind. Achten Sie darauf, dass das Compliance-Handbuch alle Aspekte abdeckt, von der Datenschutzanforderung bis hin zur internen Kommunikation und Reporting-Pflichten.

3. Stärken Sie den internen Kontroll- und Überwachungsmechanismus, um sicherzustellen, dass alle Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Dies kann durch regelmäßige Audits, Risikobewertungen und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen erreicht werden.

Schritt 3: Technologische Unterstützung

Die Verwendung von Technologie kann das Compliance-Management auf ein neues Niveau heben. Automatische Compliance-Plattformen wie Matproof können Ihnen dabei helfen, die Anforderungen der DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2 zu erfüllen. Matproof bietet AI-getriebene Richtlinienerstellung in Deutsch und Englisch und ermöglicht die automatische Erfassung von Beweisen von Cloud-Anbietern.

Was bedeutet "gut" im Vergleich zu "nur vorbeikommen"

"Gut" bedeutet, dass Ihre Organisation nicht nur die Compliance-Anforderungen erfüllt, sondern auch proaktive Maßnahmen zur Verbesserung der Compliance-Praktiken ergreift. Dies kann in der Regel durch die kontinuierliche Überwachung von Gesetzesänderungen, regelmäßige Schulungen für das Personal und die Einführung von Technologien zur Verbesserung der Compliance erreicht werden.

"Nur vorbeikommen" bedeutet hingegen, dass Ihre Organisation die minimalen Anforderungen erfüllt, aber keine zusätzlichen Schritte zur Verbesserung oder zum Schutz vor potenziellen Compliance-Risiken unternimmt. Dies kann langfristig zu Problemen führen, da sich die Anforderungen der Finanzaufsicht und die Gesetze ständig ändern.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es ist wichtig, einige der häufigsten Fehler zu identifizieren, die Organisationen beim Compliance-Management machen, und wie Sie diese vermeiden können.

1. Unzureichende Vorschriftenerstellung und -dokumentation: Viele Organisationen unterzeichnen eine Vielzahl von Datenschutzvereinbarungen und Compliance-Richtlinien, ohne sie ordnungsgemäß zu dokumentieren oder zu verwalten. Dies kann zu Verstößen gegen geltendes Recht führen. Stattdessen sollten Sie ein zentrales Repository für alle Ihre Compliance-Dokumente einrichten und regelmäßig auf Aktualisierungen überprüfen.

2. Mangelnde Mitarbeiterbildung: Die Mitarbeiter sind oft nicht gut genug geschult, um die Compliance-Anforderungen zu verstehen und einzuhalten. Dies kann zu Fehlverhalten führen und Compliance-Risiken erhöhen. Bieten Sie Ihrem Personal regelmäßige Schulungen an und stellen Sie sicher, dass sie die Bedeutung der Compliance und ihre Rolle im Compliance-Prozess verstehen.

3. Unzureichende Risikobewertung: Viele Organisationen unterschätzen die Bedeutung der Risikobewertung im Compliance-Management. Ohne eine solide Risikobewertung können Sie Schwachstellen in Ihren Compliance-Maßnahmen übersehen. Stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßige Risikobewertungen durchführen und auf der Grundlage dieser Bewertungen angemessene Maßnahmen ergreifen.

Tools und Ansätze

Das Compliance-Management kann auf verschiedene Weisen erfolgen, und es gibt Vor- und Nachteile bei jeder Methode.

Manueller Ansatz

Der manuelle Ansatz basiert auf der Verwendung von Papierdokumenten und manuellen Prozessen. Er hat den Vorteil, dass er bei kleinen Unternehmen oder Teams mit weniger als 20 Mitarbeitern gut funktionieren kann. Jedoch ist dieser Ansatz aufwändig und zeitintensiv, und die Fehlerrate ist hoch. Darüber hinaus ist die Nachverfolgbarkeit und Dokumentation von Compliance-Aktivitäten schwierig.

Tabellenkalkulations-/GRC-Systeme

Tabellenkalkulations- und GRC-Systeme können den Prozess automatisieren und zentralisieren. Sie haben den Vorteil, dass sie die Dokumentation und den Zugriff auf wichtige Compliance-Daten erleichtern. Jedoch können diese Systeme oft limitiert sind, wenn es um die Interaktion mit anderen Systemen oder die Erfassung von Beweisen aus der Cloud geht. Darüber hinaus können sie komplex und teuer in der Wartung sein.

Automatische Compliance-Plattformen

Automatische Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine vielversprechende Alternative zum manuellen und GRC-basierten Ansatz. Sie bieten eine Reihe von Vorteilen:

1. Automatische Richtlinienerstellung: Matproof kann AI-getriebene Richtlinien in Deutsch und Englisch erstellen, die den Compliance-Anforderungen entsprechen.
2. Automatische Beweisfassung: Die Plattform kann Beweise automatisch von Cloud-Anbietern erfassen, was die Compliance-Überwachung und -Dokumentation vereinfacht.
3. Endpunkt-Compliance-Agent: Matproof bietet einen Endpunkt-Compliance-Agent, der das Monitoring von Geräten ermöglicht.
4. 100% EU-Datenresidenz: Matproof wird in Deutschland gehostet, was die Datenschutzanforderungen der EU erfüllt.

Während der automatisierte Ansatz viele Vorteile bietet, kann er nicht in allen Szenarien die beste Lösung sein. Für kleinere Organisationen oder spezifische Compliance-Aktivitäten, die wenig automatisiert werden können, kann der manuelle Ansatz oder das Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen weiterhin eine Option sein. Aber für Unternehmen im Bereich Vermögensmanagement, die eine skalierbare, zuverlässige und komplizierte Compliance-Lösung brauchen, bietet die Automatisierung eine entscheidende Verbesserung.

Loslegen: Ihre nächsten Schritte

Konkrete 5-Schritt-Aktionsplan, den Sie in dieser Woche befolgen können

1. Untersuchen Sie die spezifischen Anforderungen der EU-Richtlinien für Vermögensverwaltung: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der Anforderungen gemäß der Verordnung (EU) 2019/2034 (DORA), insbesondere Artikel 62, der besagt, dass die Anforderungen der Informations- und Risikoüberwachung erfüllen müssen.

2. Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Strukturen: Betrachten Sie, wie Ihre Organisation derzeit die Compliance-Standards implementiert und identifizieren Sie Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, um den EU-Regelungen gerecht zu werden.

3. Richten Sie ein Compliance-Audit-Programm ein: Verwenden Sie offizielle EU-/BaFin-Veröffentlichungen, um ein umfassendes Audit-Programm zu entwickeln, das regelmäßige Überprüfungen der Compliance mit EU-Vorschriften umfasst.

4. Erstellen Sie eine Compliance-Roadmap: Entwickeln Sie eine detaillierte Roadmap, um die Implementierung und Anpassung Ihrer Compliance-Maßnahmen an die EU-Regelungen zu planen und zu überwachen.

5. Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter: Organisieren Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die Bedeutung von Compliance und die spezifischen Vorschriften der EU, die sie beachten müssen.

Empfohlene Ressourcen

• Die Europäische Aufsichtsbehörde für das Wertpapierwesen (ESMA) veröffentlicht jährlich einen Bericht über die Anwendung von MIFID II und MIFIR. Dies kann für eine fundierte Entscheidungsgrundlage dienen. Laden Sie den Bericht hier herunter: ESMA-Veröffentlichungen.
• Die BaFin bietet eine Reihe von Leitlinien und Anleitungen für Compliance in der Finanzbranche, die für das Verständnis der deutschen und europäischen Vorschriften sehr hilfreich sind. Hier finden Sie die offiziellen Richtlinien der BaFin: BaFin Compliance-Richtlinien.

Wann externe Hilfe in Anspruch nehmen?

Überlegen Sie, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, falls:

• Die Komplexität der EU-Regelungen die Kapazitäten Ihrer internen Compliance-Abteilung übersteigt.
• Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren und Compliance-Aufgaben professionell delegieren möchten.
• Sie einen unparteiischen externen Experten für die Beurteilung Ihrer aktuellen Compliance-Standorte benötigen.

Ein schneller Erfolg in den nächsten 24 Stunden

Erstellen Sie eine Liste der dringendsten Compliance-Maßnahmen, die unmittelbar implementiert werden sollten, basierend auf den EU-Regelungen. Priorisieren Sie diese Liste und beginnen Sie mit der Umsetzung der am dringendsten benötigten Maßnahmen.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie unterscheidet sich die Compliance in der Vermögensverwaltung von der Compliance in anderen Finanzdienstleistungen?

Die Compliance in der Vermögensverwaltung hat spezifische Anforderungen, die von der Compliance in anderen Finanzdienstleistungen abweichen können. Gemäß Artikel 62 der DORA müssen bestimmte Standards der Informations- und Risikoüberwachung einhalten. Darüber hinaus sind sie verpflichtet, ihre Vermögensverwaltungsdienstleistungen transparent und fair zu gestalten, was spezifische Anforderungen an die Compliance und den Umgang mit Kundendaten mit sich bringt.

2. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Organisation den Datenschutz- und Informationssicherheitsanforderungen der EU einhält?

Zunächst müssen Sie die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der eGU (E-Government Act) erfüllen. Hierzu gehört die Einhaltung der Prinzipien der Data Minimization und Purpose Limitation, die Verwendung von pseudonymisierten oder anonymisierten Daten, die Einhaltung von Speicher- und Löschfristen und die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung von Datenverletzungen. Darüber hinaus sollten Sie regelmäßige Sicherheitsbewertungen und Audits durchführen, um potenzielle Risiken und Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.

3. Was sind die Hauptverpflichtungen gegenüber Kunden bei der Bereitstellung von Vermögensverwaltungsberatungen?

Laut MIFID II und den Anforderungen der DORA müssen ihre Kunden transparent und faire Informationen über die bereitgestellten Dienstleistungen, die zu erwartenden Kosten und die Risiken, die mit den Dienstleistungen verbunden sind, zur Verfügung stellen. Darüber hinaus ist es erforderlich, die Interessenkonflikte zu identifizieren und zu managen, um sicherzustellen, dass die Interessen der Kunden nicht beeinträchtigt werden.

4. Wie kann ich die Compliance-Risiken in meinem Unternehmen reduzieren?

Ein wichtiger Aspekt zur Reduzierung von Compliance-Risiken ist die Entwicklung und Implementierung eines umfassenden Compliance-Frameworks, das alle relevanten EU-Regelungen und -Richtlinien berücksichtigt. Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiter, um ein Verständnis für die Bedeutung der Compliance und die spezifischen Vorschriften zu fördern. Darüber hinaus ist es wichtig, regelmäßige Audits durchzuführen, um auf bestehende und potenzielle Compliance-Risiken hinzuweisen und diese adäquat zu beheben.

5. Wie kann ich bei der Einhaltung der EU-Regelungen meine Dokumentationsanforderungen effizient_managen?

Ein effizientes Dokumentenmanagement ist entscheidend für die Einhaltung der EU-Regelungen. Hierzu gehört die Verwendung von automatisierten Systemen zur Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Compliance-Dokumenten. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Dokumente leicht zugänglich und auf Anforderung der Finanzaufsichtsbehörden vorgelegt werden können. Die Verwendung von Cloud-basierten Lösungen kann dabei helfen, die Dokumentationsanforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Datensicherheit und die Compliance mit den EU-Regelungen beizubehalten.

Schlüssiges Fazit

• Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der spezifischen Anforderungen der EU-Richtlinien für Ihre.
• Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Strukturen und identifizieren Sie Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind.
• Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die Bedeutung von Compliance und die spezifischen Vorschriften der EU.
• Bewerten Sie die Notwendigkeit von externer Unterstützung bei der Compliance und wählen Sie externe Dienstleister, wenn die Komplexität der EU-Regelungen die Kapazitäten Ihrer internen Compliance-Abteilung übersteigt.
• Nutzen Sie Matproof, um Ihre Compliance-Aufgaben zu automatisieren und die Einhaltung der EU-Regelungen effizienter zu gestalten. Matproof kontaktieren für eine kostenlose Bewertung.