Struttura della Squadra di Compliance per le Aziende di Servizi Finanziari ## Introduzione Passo 1: Aprire il registro del proprio fornitore di ICT. Se non ce l'avete, quello è il vostro primo problema. Nei servizi finanziari europei, la compliance non è solo qualcosa di utile da avere; è essenziale. La mancanza di conformità può portare a multe espellenti, fallimenti di audizione, interruzioni operative e danni alla reputazione. Le conseguenze sono gravi - letteralmente. Secondo l'Autorità Bancaria Europea, le multe sotto MiFID II possono arrivare fino a EUR 15 milioni o al 10% del fatturato annuale totale. Ma il costo va oltre le semplici sanzioni regolamentari. Considerate il tempo sprecato sui processi manuali, l'esposizione al rischio dovuta a controlli inadeguati e il costo dell'opportunità di non poter rispondere rapidamente alle variazioni di mercato. L'impatto economico è significativo. Ecco perché è cruciale avere la giusta struttura della squadra di compliance. La giusta struttura organizzativa può migliorare l'efficienza, ridurre i rischi e creare un vantaggio competitivo. Questo articolo fornirà una roadmap per la creazione di una struttura di squadra di compliance efficace adatta alle esigenze delle aziende di servizi finanziari europee. ## Il Problema di Base La maggior parte delle organizzazioni ha squadre di compliance, ma spesso non riescono a stare al passo in termini di struttura, processi e tecnologia. Questo non è solo un problema minore; può avere conseguenze gravi. Facciamo i conti. Supponiamo di avere un'azienda di servizi finanziari con 1.000 dipendenti. Se la squadra di compliance è disorganizzata e manca di processi chiari, può portare a inefficienze che sprecano 100 ore di lavoro degli dipendenti ogni settimana. Sono 25.200 ore all'anno, che costano all'azienda oltre EUR 1 milione in costi di manodopera, assumendo uno stipendio medio di EUR 40.000 all'anno. E non è tutto. Processi di compliance scarsi possono anche portare a multe regolamentari. Nel 2021, Credit Suisse è stato multato di EUR 475 milioni da BaFin per violazioni delle normative antim Ricchezza. Questi costi si accumulano rapidamente. Inoltre, i fallimenti di compliance possono portare a interruzioni operative. Secondo un rapporto dell'Istituto Ponemon, il costo medio di una violazione dei dati è di EUR 3,86 milioni. Una parte significativa di questi costi deriva dalla perdita di business e danni alla reputazione. Quindi, cosa stanno facendo male le organizzazioni? Spesso, è la mancanza di una chiara struttura e responsabilità. Molte squadre di compliance operano in silos, con responsabilità sovrapposte e lacune nella copertura. Questa mancanza di chiarezza porta alla confusione, alle inefficienze e al rischio aumentato. I riferimenti normativi sottolineano ulteriormente la necessità di una struttura di squadra di compliance ben definita. Sotto l'articolo 28(2) della DORA, le istituzioni finanziarie devono stabilire "adeguati e appropriati arrangiamenti di governance". Ciò include ruoli e responsabilità chiari per la funzione di compliance. La realtà è che la maggior parte delle organizzazioni non riesce a fare questo. Una sondaggio del 2022 di PwC ha scoperto che il 44% delle aziende di servizi finanziari non ha una chiara comprensione di chi è responsabile della compliance all'interno della loro organizzazione. ## Perché è Urgente Ora L'urgenza di migliorare le strutture delle squadre di compliance non è mai stata maggiore. Diversi cambiamenti normativi recenti hanno aumentato la sorveglianza sulle funzioni di compliance. Ad esempio, la Regolazione Europea sulla Divulgazione Finanziaria Sostenibile (SFDR) richiede ai partecipanti al mercato finanziario di rivelare come i rischi di sostenibilità sono integrati nei loro processi. Ciò pone un'alta quota su avere una struttura di squadra di compliance robusta per gestire questi nuovi requisiti. Allo stesso modo, la Direttiva sui Mercati di Strumenti Finanziari II (MiFID II) ha significativamente espanso l'ambito delle attività regolamentate. Le squadre di compliance devono essere strutturate per gestire queste responsabilità espanse. La pressione del mercato sta anche promuovendo la necessità di migliorare le strutture di compliance. I clienti stanno richiedendo sempre di più certificati come SOC 2 e ISO 27001. Questi certificati richiedono una struttura di squadra di compliance ben definita per dimostrare l'efficacia. Infine, il vantaggio competitivo della mancanza di conformità sta diventando più evidente. Le aziende con solide strutture di compliance sono meglio posizionate per cogliere le opportunità di mercato e differenziarsi dai concorrenti. La distanza tra dove si trovano la maggior parte delle organizzazioni e dove dovrebbero essere è significativa. Mentre il 76% delle aziende di servizi finanziari riferiscono di avere un responsabile della compliance, solo il 40% ha una squadra di compliance dedicata. E di quelle, molte mancano della struttura, dei processi e della tecnologia necessari per essere veramente efficaci. In conclusione, costruire una struttura di squadra di compliance efficace è più importante che mai per le aziende di servizi finanziari europee. I costi della non conformità sono troppo alti e il vantaggio competitivo delle solide strutture di compliance è troppo grande per essere ignorato. Nella prossima sezione, approfondiremo i componenti chiave di una struttura di squadra di compliance efficace e come implementarli. ## Il Framework della Soluzione ### Passo 1: Definire Ruoli e Responsabilità Chiari Il primo passo nella strutturazione della vostra squadra di compliance è definire ruoli e responsabilità chiari. Questo è essenziale per una gestione di compliance efficace. Considerate queste linee guida: Compliance Officer: Secondo l'articolo 36 della normativa MiFID II, ogni società di investimento deve nominare un compliance officer responsabile del monitoraggio dell'implementazione dei criteri e procedure dell'azienda. Dovrebbero avere l'autorità e le risorse necessarie per svolgere le loro funzioni. Responsabili del Rischio: I responsabili del rischio dovrebbero concentrarsi sull'identificazione, valutazione e gestione dei rischi di compliance. Devono essere in grado di analizzare potenziali minacce e creare strategie per attenuarle efficacemente. Responsabili della Protezione dei Dati: Sotto il GDPR, le organizzazioni sono tenute a nominare un Responsabile della Protezione dei Dati se le loro attività principali coinvolgono l'elaborazione a larga scala di dati personali. Sono responsabili di assicurare la conformità alle leggi sulla protezione dei dati e di consigliare l'organizzazione su questioni di protezione dei dati. Coordinatori di Formazione: Una formazione adeguata è cruciale per la compliance. Designate un membro del team per coordinare i programmi di formazione e assicurarsi che siano aggiornati e efficaci. Buona: Una squadra di compliance ben strutturata dovrebbe avere ruoli e responsabilità chiaramente definiti per ogni membro. Questo consente a ciascun individuo di concentrarsi sulla loro area di specializzazione e assicura che tutti gli aspetti della compliance siano coperti efficacemente. Solo Passando: Una struttura di squadra complacente in cui i ruoli sono vagamente definiti o condivisi tra troppe persone. Questo porta alla confusione e alle inefficienze, risultando in una squadra di compliance che è reattiva invece che proattiva. ### Passo 2: Implementare un Approccio Basato sul Rischio Un approccio basato sul rischio per la compliance è essenziale per le aziende di servizi finanziari. Involve l'identificazione, la valutazione e la priorizzazione dei rischi di compliance in base al loro impatto potenziale sul business. Valutazione del Rischio: Effettuate regolarmente una valutazione del rischio di compliance per identificare potenziali minacce. Questa dovrebbe coinvolgere tutti i stakeholder rilevanti e dovrebbe considerare sia fattori interni che esterni. Prioritizzazione: Una volta identificati i rischi, priorizzateli in base al loro impatto potenziale. Questo vi aiuterà a allocare risorse in modo efficace e a concentrarvi sulle questioni più critiche. Monitoraggio del Rischio: Monitorate continuamente i rischi di compliance e aggiornate la vostra valutazione del rischio quando necessario. Questo assicura che i vostri sforzi di compliance rimangano rilevanti e efficaci. Buona: Una squadra di compliance che adotta un approccio basato sul rischio è proattiva e può identificare potenziali problemi prima che diventino questioni. Questo riduce il rischio di sanzioni regolamentari e aiuta a mantenere una buona reputazione. Solo Passando: Una squadra di compliance che non implementa un approccio basato sul rischio è spesso reattiva, gestendo i problemi di compliance man mano che si presentano invece di prevenirli. Questo può portare a costi più alti e a un rischio maggiore di sanzioni regolamentari. ### Passo 3: Favorire una Cultura di Compliance Creare una cultura di compliance è cruciale per assicurare una conformità continua. Questo implica promuovere un senso di proprietà e responsabilità tra tutti gli dipendenti. Formazione e Consapevolezza: Fornire regolarmente formazione e programmi di consapevolezza a tutti gli dipendenti. Questo dovrebbe coprire criteri e procedure di compliance rilevanti, nonché le possibili conseguenze della mancanza di conformità. Comunicazione Aperta: Incentivate una comunicazione aperta su questioni di compliance. Gli dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio nel sollevare preoccupazioni o fare domande senza timore di rappresaglie. Ricompense e Riconoscimenti: Riconoscete e ringraziate gli dipendenti che dimostrano un forte impegno verso la compliance. Questo può aiutare a creare un senso di proprietà e incoraggiare gli altri a seguirlo. Buona: Una cultura di compliance è caratterizzata da livelli elevati di coinvolgimento e impegno degli dipendenti nella compliance. Gli dipendenti comprendono l'importanza della compliance e sono attivamente coinvolti negli sforzi per assicurarla. Solo Passando: Una cultura complacente in cui la compliance è vista come responsabilità altrui o un'aggiunta. Gli dipendenti potrebbero non comprendere l'importanza della compliance o sentirsi disinteressati agli sforzi di compliance. ### Passo 4: Implementare Monitoraggio ed Informazione Efficaci Il monitoraggio ed l'informazione efficaci sono essenziali per mantenere la conformità. Questo implica tracciare gli sforzi di compliance, identificare eventuali problemi o lacune e riferire sugli progressi. Monitoraggio: Monitorate regolarmente gli sforzi di compliance per identificare eventuali problemi o lacune. Questo può coinvolgere la revisione di criteri e procedure, la conduzione di audit e il monitoraggio di indicatori di performance chiave. Rapporto: Riferite regolarmente sugli progressi della compliance al management senior e al consiglio di amministrazione. Questo dovrebbe fornire una panoramica degli sforzi di compliance, eventuali problemi o lacune identificate e qualsiasi azione intrapresa per affrontarle. Buona: Un monitoraggio ed informazione efficaci dovrebbe fornire una chiara immagine degli sforzi di compliance dell'organizzazione e delle aree che richiedono miglioramento. Questo consente di affrontare problemi preventivamente e aiuta a mantenere una forte posizione di compliance. Solo Passando: Un monitoraggio ed informazione inefficaci possono portare a cecchi盲 di conformità e mancanza di responsabilità. Questo aumenta il rischio di sanzioni regolamentari e può danneggiare la reputazione dell'organizzazione. ### Passo 5: Migliorare Costantemente i Processi di Compliance La compliance non è un compito da fare una volta sola, ma un processo continuo. È essenziale migliorare costantemente i processi di compliance per assicurare che rimangano efficaci ed efficienti. Revisioni Regolari: Effettuate regolarmente revisioni dei processi di compliance per identificare aree di miglioramento. Questo può coinvolgere la ricerca di feedback dagli dipendenti, l'analisi di indicatori di performance chiave e il benchmarking rispetto alle migliori prassi della settore. Miglioramenti dei Processi: Implementate miglioramenti dei processi per affrontare eventuali lacune o problemi identificati. Questo potrebbe coinvolgere l'aggiornamento di criteri e procedure, l'improvement della formazione o l'investimento in nuova tecnologia. Buona: Una squadra di compliance che migliora costantemente i suoi processi è proattiva e può adattarsi alle mutate esigenze regolamentari e di business. Questo aiuta a mantenere una forte posizione di compliance e riduce il rischio di sanzioni regolamentari. Solo Passando: Un approccio complacente alla miglioramento dei processi di compliance può portare a inefficienze e lacune nella compliance. Questo aumenta il rischio di sanzioni regolamentari e può danneggiare la reputazione dell'organizzazione. ## Errori Comunemente Commessi da Evitare ### Errore 1: Eccessiva Centralizzazione delle Funzioni di Compliance Cosa Fanno Male: Alcune organizzazioni centralizzano tutte le funzioni di compliance in un dipartimento, il che può portare a inefficienze e mancanza di responsabilità. Perché Fallisce: Questo approccio può risultare in una squadra di compliance scollegata dalle unità di business che dovrebbero supportare. Può anche portare a una mancanza di visibilità sui rischi e questioni di compliance. Cosa Fare Invece: Invece di centralizzare tutte le funzioni di compliance, considera un approccio decentralizzato in cui le responsabilità di compliance sono condivise all'interno dell'organizzazione. Questo può assicurare che la compliance sia incorporata all'interno di ogni unità di business, portando a sforzi di compliance più efficaci e efficienti. ### Errore 2: Formazione e Consapevolezza Insufficienti Cosa Fanno Male: Alcune organizzazioni non forniscono programmi di formazione e consapevolezza adeguati sulle questioni di compliance, portando a una mancanza di comprensione tra gli dipendenti. Perché Fallisce: Questo può portare a una cultura di compliance in cui gli dipendenti non comprendono l'importanza della compliance o si sentono disinteressati agli sforzi di compliance. Può anche portare a non conformità a causa di una mancanza di comprensione delle politiche e procedure. Cosa Fare Invece: Fornite regolarmente formazione e programmi di consapevolezza a tutti gli dipendenti, coprendo criteri e procedure di compliance rilevanti, nonché le possibili conseguenze della mancanza di conformità. Questo può aiutare a favorire una cultura di compliance e assicurare che gli dipendenti comprendano il loro ruolo nel mantenere la conformità. ### Errore 3: Mancanza di Gestione dei Rischi Proattiva Cosa Fanno Male: Alcune organizzazioni hanno un approccio reattivo alla compliance, gestendo i problemi di compliance man mano che si presentano invece di identificare e gestirli proattivamente. Perché Fallisce: Questo approccio reattivo può portare a cecchi盲 di conformità e mancanza di visibilità sulle potenziali minacce. Può anche comportare costi più alti e un rischio maggiore di sanzioni regolamentari. Cosa Fare Invece: Invece di un approccio reattivo, considera un approccio di gestione dei rischi proattivo. Effettuate regolarmente valutazioni del rischio di compliance, priorizzate i rischi in base al loro impatto potenziale e monitorate continuamente i rischi di compliance per identificare qualsiasi potenziale problema presto. ### Errore 4: Documentazione e Conservazione dei Record Inadeguati Cosa Fanno Male: Alcune organizzazioni non mantengono una documentazione e record adeguata degli sforzi di compliance, rendendo difficile dimostrare la conformità durante gli audit. Perché Fallisce: Questo può portare a sanzioni regolamentari e danneggiare la reputazione dell'organizzazione. Può anche rendere difficile identificare lacune o questioni di compliance. Cosa Fare Invece: Mantenete una documentazione e record chiara e completa degli sforzi di compliance, inclusi criteri e procedure, programmi di formazione, valutazioni del rischio e attività di monitoraggio e reporting. Questo può aiutare a dimostrare la conformità durante gli audit e fornire有价值的见解 sugli sforzi di compliance. ### Errore 5: Coinvolgimento Insufficiente del Management Senior Cosa Fanno Male: Alcune organizzazioni non coinvolgono il management senior negli sforzi di compliance, portando a una mancanza di visibilità e supporto per le iniziative di compliance. Perché Fallisce: Questo può portare a una cultura di compliance in cui la compliance è vista come responsabilità altrui o un'aggiunta. Può anche comportare una mancanza di risorse e supporto per gli sforzi di compliance. Cosa Fare Invece: Coinvolgete il management senior negli sforzi di compliance riferendo regolarmente sugli progressi della compliance, cercando il loro input su decisioni chiave di compliance e coinvolgendoli nello sviluppo di strategie e politiche di compliance. Questo può assicurare che gli sforzi di compliance siano supportati e prioritizzati all'interno dell'organizzazione. ## Strumenti e Approcci ### Approccio Manuale Vantaggi: Un approccio manuale alla compliance può essere economicamente conveniente e允许自定义合规工作。 Può essere particolarmente efficace in organizzazioni più piccole o dove sono necessari requisiti normativi specifici. Svantaggi: Un approccio manuale può essere time-consuming e propenso agli errori umani. Può anche essere difficile da mantenere e scalare, specialmente in organizzazioni di grandi dimensioni o dove sono necessari diversi requisiti normativi. Quando Funziona: Un approccio manuale può funzionare in organizzazioni più piccole o dove sono necessari requisiti normativi specifici. Può anche essere utilizzato come supplemento ad altri strumenti e approcci di compliance. ### Approccio con Fogli di Calcolo/GRC Limitazioni: Un foglio di calcolo o un approccio GRC (Governance, Rischio e Compliance) può aiutare nella gestione della compliance. Tuttavia, ha delle limitazioni. I fogli di calcolo sono propensi agli errori umani e sono difficili da mantenere e scalare. Gli strumenti GRC possono essere complessi e costosi da implementare e mantenere, specialmente in organizzazioni di piccole dimensioni. ### Piattaforme di Compliance Automatizzate Cosa Cercare: Quando si considera una piattaforma di compliance automatizzata, cercane una specificamente progettata per i servizi finanziari e in grado di coprire tutti i requisiti normativi rilevanti, come DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR e NIS2. Dovrebbe anche offrire generazione di politiche alimentate dall'IA, raccolta automatica di prove dai provider di cloud e monitoraggio della conformità degli endpoint. Ruolo di Matproof: Matproof è una piattaforma di compliance automatizzata che può aiutare le aziende di servizi finanziari ad automatizzare i loro sforzi di compliance. Offre generazione di politiche alimentate dall'IA in tedesco e inglese, raccolta automatica di prove dai provider di cloud e monitoraggio della conformità degli endpoint. Con una residenza dei dati al 100% nell'UE, Matproof è stata creata specificamente per i servizi finanziari dell'UE. Quando L'Automazione Aiuta: L'automazione può aiutare a semplificare gli sforzi di compliance, ridurre il rischio di errori umani e migliorare l'efficienza. Può anche aiutare le organizzazioni a rimanere aggiornate con i cambianti requisiti normativi e mantenere una forte posizione di compliance. Quando Non Aiuta: L'automazione non è una soluzione one-size-fits-all. In alcuni casi, un approccio manuale o una combinazione di approcci manuali e automatizzati può essere più appropriato. È essenziale valutare le specifiche esigenze e requisiti di compliance per determinare l'approccio più efficace. In conclusione, strutturare una squadra di compliance efficace nei servizi finanziari è cruciale per mantenere la conformità e ridurre i rischi normativi. Definendo ruoli e responsabilità chiari, implementando un approccio basato sul rischio, favorendo una cultura di compliance, implementando un monitoraggio ed informazione efficaci e migliorando costantemente i processi di compliance, le organizzazioni possono creare una forte posizione di compliance e mantenere un vantaggio competitivo nel settore dei servizi finanziari. ## Passi Successivi Per evolvere la struttura della vostra squadra di compliance per i servizi finanziari, non c'è momento migliore del presente. Ecco cinque passaggi concreti per iniziare questa settimana: ### Passo 1: Auto-audit della Struttura Attuale Inizia effettuando un'auto-audit approfondito della vostra struttura di squadra di compliance esistente. Valutare la distribuzione delle responsabilità, le qualifiche e l'efficacia della configurazione attuale. ### Passo 2: Mappatura delle Aree di Compliance Richieste Identificare le specifiche aree di compliance rilevanti per la vostra azienda in base alle normative come DORA, che introduce nuovi requisiti per la gestione dei rischi e la governance nelle operazioni digitali. Mappare queste aree alla struttura della vostra organizzazione. ### Passo 3: Aggiornamento delle Competenze e Formazione Valutare le competenze dei vostri membri di squadra attuali. Determinare se c'è la necessità di ulteriori formazione o aggiornamento delle competenze per soddisfare i requisiti di compliance, come l'articolo 24 del GDPR sui responsabili della protezione dei dati. ### Passo 4: Implementazione di una Cultura di Compliance Promuovere una cultura di compliance all'interno dell'organizzazione. Questo implica formazione regolare, programmi di consapevolezza e una politica di porte aperte in cui gli dipendenti possono sollevare preoccupazioni senza timore di rappresaglie. ### Passo 5: Sfruttamento della Tecnologia Esaminare e implementare soluzioni tecnologiche che facilitino la gestione della compliance. Considerare piattaforme come Matproof che forniscono automazione della compliance per diverse normative, tra cui GDPR e DORA, per semplificare i processi. ## Consigli di Risorsa Per indicazioni ufficiali, fare riferimento alle seguenti pubblicazioni: - European Banking Authority (EBA): Consultate le loro linee guida sulla compliance e governance interna, che offrono un framework completo per strutturare la vostra squadra di compliance. - BaFin: L'Autorità di Vigilanza Finanziaria Federale della Germania fornisce approfondimenti dettagliati sulla conformità regolamentare e gestione dei rischi, specialmente rilevante per le aziende che operano all'interno della Germania. - EBF (European Banking Federation): Offre indicazioni pratiche e documenti di posizione sulla compliance e gestione dei rischi nei servizi finanziari che possono informare la struttura della vostra squadra. ## Quando Considerare l'Aiuto Esterno vs. Fare Tutto Internamente Decidere se outsourcing le funzioni di compliance o gestirle in-house dipende da diversi fattori: - Scala delle Operazioni: Se le vostre operazioni sono ampie e complesse, gli esperti esterni possono fornire la necessaria gamma di conoscenze e esperienza. - Bilancio e Risorse: Le squadre interne sono spesso più economiche a lungo termine, ma richiedono un investimento iniziale significativo in personale e formazione. - Esperti normativi: I servizi outsourced spesso hanno conoscenze normativi più aggiornate a causa della loro esposizione a diverse aziende e paesaggi di compliance. ## Vincitore Veloce nelle Prossime 24 Ore Inizia rivedendo la struttura e le responsabilità della vostra squadra di compliance attuale. Identificare un'area in cui la vostra squadra potrebbe beneficiare immediatamente di ulteriori risorse o formazione. Agire su questo organizzando una riunione con la vostra squadra per discutere quest'area e possibili strategie di miglioramento. ## Domande Frequenti ### Q1: Come assicuro che la mia squadra di compliance sia allineata con i requisiti normativi? Una conoscenza dettagliata delle normative applicabili come DORA, GDPR e MiFID II è cruciale. Aggiornate regolarmente la comprensione della vostra squadra di queste normative e allineate i loro ruoli e responsabilità di conseguenza. Assicuratevi che la vostra squadra abbia accesso a risorse e formazione per mantenere aggiornata la loro conoscenza. ### Q2: Quali qualifiche dovrebbe avere la mia squadra di compliance? La vostra squadra di compliance dovrebbe possedere una miscela di competenze legali, finanziarie e tecnologiche. I membri dovrebbero idealmente avere certificati come Certified Information Systems Security Professional (CISSP), Certified Information Privacy Professional (CIPP) per la privacy dei dati o essere consulenti dei conti con specializzazione in regolamenti finanziari. ### Q3: Come posso favorire una cultura di compliance all'interno della mia organizzazione? Promuovete la trasparenza e la comunicazione aperta. Incentivate gli dipendenti di tutti i livelli a partecipare alla formazione sulla compliance. Comunicate regolarmente l'importanza della compliance per il successo dell'